Từ ngày 01/07/2026, hệ thống chính sách thuế Việt Nam ghi nhận một bước chuyển mình quan trọng khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực thi hành. Đây là các văn bản hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý thuế 2025, mang đến những thay đổi mang tính bước ngoặt, siết chặt nhưng cũng tạo nhiều cơ chế thông thoáng hơn cho hoạt động sử dụng hóa đơn điện tử của hàng triệu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên cả nước.

Để giúp các hộ kinh doanh chủ động thích ứng, tránh các rủi ro pháp lý và nguy cơ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn, dưới đây là tổng hợp chi tiết 7 thay đổi lớn nhất bắt buộc phải lưu ý từ thời điểm này.

1. Hộ kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử

Đây là một trong những điểm mới cốt lõi nhằm minh bạch hóa dòng tiền và chống thất thu thuế. Theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Ví dụ thực tế: Anh Nam là chủ một cửa hàng tạp hóa lớn tại Hà Nội. Nếu tổng doanh thu năm của cửa hàng đạt từ 1,1 tỷ đồng, anh Nam bắt buộc phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Quy định này loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống đối với các hộ kinh doanh quy mô lớn.

2. Bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng: Không mặc nhiên phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền

Nhiều hộ kinh doanh lo lắng rằng cứ bán lẻ cho người tiêu dùng là phải đầu tư hệ thống máy tính tiền kết nối dữ liệu thuế. Tuy nhiên, điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã làm rõ phương án mở rộng đầy nhân văn:

Trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a, điểm b khoản này thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Như vậy, nếu hộ kinh doanh đã đăng ký và đang sử dụng ổn định hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc phải chuyển đổi sang hình thức khởi tạo từ máy tính tiền. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng chi phí công nghệ cho các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ.

Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại sự tiện lợi lớn (ảnh minh họa)

3. Bổ sung các trường hợp hộ kinh doanh được miễn sử dụng hóa đơn điện tử

Nhằm tạo điều kiện tối đa cho các mô hình kinh doanh đặc thù, Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung danh sách các trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không phải sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ trường hợp tự nguyện đăng ký sử dụng);
• Có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số và dịch vụ quảng cáo trên sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài;
• Làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp đầu mối đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định.

Tình huống giả định: Chị Hoa có một căn nhà cho thuê làm văn phòng với doanh thu 150 triệu đồng/năm. Theo quy định mới, chị Hoa thuộc diện không phải lập hóa đơn điện tử cho hoạt động cho thuê bất động sản này, giúp đơn giản hóa tối đa thủ tục hành chính.

4. Cho phép ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế lập hóa đơn điện tử

Đây là giải pháp công nghệ cực kỳ hữu ích cho các hộ kinh doanh cá thể hoạt động trên các sàn thương mại điện tử (Shopee, TikTok Shop, Lazada...). Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hộ kinh doanh được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba là tổ chức kinh tế (bao gồm cả tổ chức quản lý nền tảng TMĐT) lập hóa đơn điện tử thay cho mình.

Khi thực hiện ủy nhiệm, hộ kinh doanh cần tuân thủ:

• Cung cấp đầy đủ thông tin chính xác (tên, địa chỉ, mã số thuế) cho bên nhận ủy nhiệm;
• Đăng ký nội dung ủy nhiệm với cơ quan thuế trực tiếp theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT;
• Đảm bảo hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện rõ thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

5. Tạm ngừng sử dụng hóa đơn nếu không cập nhật thông tin đăng ký thuế khớp với CSDL dân cư

Quy định này nhằm chuẩn hóa dữ liệu mã số thuế cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. điểm i khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC nêu rõ:

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 nhưng thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc. Sau thời hạn này, trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thực hiện, cơ quan thuế thực hiện tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Do đó, các hộ kinh doanh cần khẩn trương rà soát, đối chiếu thông tin căn cước công dân của người đại diện với thông tin đăng ký thuế để thực hiện cập nhật kịp thời, tránh việc bị khóa hóa đơn đột ngột làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

6. Quy định rõ thẩm quyền nộp hồ sơ cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên mà đề nghị cấp theo từng lần phát sinh, Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC phân định rõ địa điểm nộp hồ sơ:

• Đối với hộ kinh doanh có địa điểm cố định: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở (xác định theo địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc tờ khai đăng ký thuế).
• Đối với hộ kinh doanh không có địa điểm cố định (kinh doanh lưu động): Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cư trú (nơi ở hiện tại, nơi tạm trú hoặc thường trú).

7. Khai tử hoàn toàn hóa đơn đặt in của cơ quan thuế

Đây là dấu mốc chấm dứt hoàn toàn kỷ nguyên hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành. Theo quy định tại khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

Kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Như vậy, từ ngày 01/07/2026, toàn bộ hóa đơn giấy đặt in mua từ cơ quan thuế trước đây đều không còn giá trị pháp lý. Các hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển đổi 100% sang hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ của mình.

Lời khuyên thiết thực cho hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi

Việc áp dụng đồng bộ các quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP đòi hỏi các hộ kinh doanh phải nhanh chóng hành động:

1. Rà soát doanh thu: Xác định chính xác doanh thu năm để biết mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (trên 01 tỷ đồng) hay không.
2. Chuẩn hóa thông tin: Liên hệ cơ quan thuế hoặc truy cập hệ thống Thuế điện tử để cập nhật thông tin căn cước công dân khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
3. Lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp: Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để cài đặt hệ thống phần mềm đáp ứng chuẩn dữ liệu mới theo quy định của Bộ Tài chính.

Việc chủ động nắm bắt và thực thi đúng pháp luật không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh được các chế tài xử phạt nghiêm khắc mà còn góp phần nâng cao uy tín thương mại, tạo đà phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.