Trong môi trường doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định nội bộ và tính trung thực của hồ sơ, tài liệu là yếu tố then chốt để duy trì trật tự quản lý. Tuy nhiên, thực tế không ít trường hợp người lao động vì lợi ích cá nhân đã thực hiện hành vi làm giả con dấu, tài liệu của công ty. Vậy dưới góc độ pháp lý tại thời điểm cuối năm 2021, hành vi này sẽ bị xử lý như thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý gì về thời hiệu kỷ luật?

Hành vi làm giả tài liệu nội bộ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và quản lý của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Nghĩa vụ chứng minh lỗi của người sử dụng lao động

Theo quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động yêu cầu người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Đây là nghĩa vụ bắt buộc trước khi đưa ra bất kỳ hình thức kỷ luật nào.

"1. Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:
a) Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;"

Trong tình huống cụ thể, nếu công ty đã có bằng chứng xác thực về việc người lao động (ví dụ anh A) tự ý làm giả các giấy tờ, tài liệu nội bộ (như hóa đơn, chứng từ, quyết định điều động...), thì công ty hoàn toàn có cơ sở để tiến hành quy trình xử lý kỷ luật theo nội quy lao động đã đăng ký.

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động: Rào cản pháp lý cho doanh nghiệp

Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là phát hiện hành vi vi phạm quá muộn dẫn đến hết thời hiệu xử lý. Căn cứ Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu được quy định rất khắt khe:

• Thời hiệu thông thường: 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.
• Trường hợp đặc biệt: 12 tháng đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh.

Như vậy, nếu hành vi làm giả tài liệu xảy ra từ tháng 12/2019 nhưng đến tháng 11/2021 mới phát hiện (sau gần 2 năm), thì dù lỗi của người lao động là rõ ràng, doanh nghiệp cũng không còn quyền xử lý kỷ luật lao động do đã quá thời hiệu pháp luật cho phép.

Luật sư tư vấn về các rủi ro pháp lý khi xử lý kỷ luật lao động quá thời hiệu (ảnh minh họa)

Ranh giới sang trách nhiệm hình sự

Dù có thể thoát được kỷ luật lao động do hết thời hiệu, nhưng người thực hiện hành vi làm giả tài liệu vẫn phải đối mặt với nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Đây là trách nhiệm trước Nhà nước và không bị ràng buộc bởi thời hiệu ngắn như trong luật lao động.

Theo quy định tại Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017) về Tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức; tội sử dụng con dấu hoặc tài liệu giả của cơ quan, tổ chức:

"1. Người nào làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ giả thực hiện hành vi trái pháp luật, thì bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 02 năm."

Hành vi làm giả tài liệu nội bộ của một công ty (được coi là một tổ chức) hoàn toàn có thể cấu thành tội danh này nếu người vi phạm thực hiện với lỗi cố ý và nhằm mục đích thực hiện hành vi trái pháp luật. Trong bối cảnh năm 2021, các cơ quan chức năng đang siết chặt quản lý đối với các loại tội phạm xâm phạm trật tự quản lý hành chính, do đó doanh nghiệp có quyền và nên gửi đơn tố giác tội phạm đến cơ quan điều tra để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Lời khuyên cho doanh nghiệp và người lao động

Đối với doanh nghiệp, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ để phát hiện sớm các sai phạm là vô cùng quan trọng. Khi phát hiện vi phạm, cần lập biên bản và tiến hành các bước kỷ luật ngay lập tức để tránh rơi vào tình trạng hết thời hiệu.

Đối với người lao động, cần ý thức được rằng một hành vi gian dối nhỏ trong hồ sơ không chỉ khiến bạn mất việc mà còn có thể dẫn đến tiền án, tiền sự, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tương lai nghề nghiệp và tự do cá nhân.

Nội dung bài viết dựa trên quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm tháng 12/2021. Để được tư vấn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể, quý khách vui lòng liên hệ với các chuyên gia pháp lý.