Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai, không ít người dân rơi vào tình huống dở khóc dở cười khi hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (thường gọi là Sổ đỏ) bị trả lại mà không có một lý do rõ ràng bằng văn bản. Việc cán bộ tiếp nhận hoặc cơ quan có thẩm quyền chỉ trả lời "miệng" rằng hồ sơ không đủ điều kiện không chỉ gây khó khăn cho người dân trong việc hoàn thiện giấy tờ mà còn tiềm ẩn những rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Vậy, theo quy định pháp luật hiện hành tính đến năm 2022, việc từ chối cấp Sổ đỏ có bắt buộc phải thể hiện bằng văn bản hay không?

1. Thời gian thực hiện thủ tục cấp Sổ đỏ theo quy định

Trước khi tìm hiểu về hình thức trả lời khi từ chối, người sử dụng đất cần nắm rõ thời hạn mà cơ quan nhà nước phải giải quyết hồ sơ. Theo quy định tại khoản 40 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nghị định chi tiết thi hành Luật Đất đai 2013, thời gian thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp Giấy chứng nhận được quy định như sau:

• Không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Không quá 40 ngày đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.

Cần lưu ý rằng, thời gian này không tính các ngày nghỉ, ngày lễ; không tính thời gian tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã, thời gian người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính; không tính thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật hoặc thời gian trưng cầu giám định.

2. Từ chối cấp Sổ đỏ bắt buộc phải trả lời bằng văn bản

Đây là nội dung quan trọng nhất mà người dân cần lưu ý để bảo vệ quyền lợi của mình. Pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính quy định rất nghiêm ngặt về việc trả lời kết quả cho tổ chức, cá nhân. Cụ thể, tại khoản 8 Điều 19 Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính đã nêu rõ:

“8. Các hồ sơ quy định tại các Khoản 1 và 2 Điều này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.”

Như vậy, việc từ chối không thể thực hiện bằng lời nói suông. Ngay cả ở khâu tiếp nhận ban đầu, nếu hồ sơ không thuộc thẩm quyền hoặc không đúng quy định, cán bộ tiếp nhận cũng phải có Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 17 Nghị định 61/2018/NĐ-CP.

3. Tại sao văn bản trả lời lại có ý nghĩa sống còn?

Việc yêu cầu cơ quan nhà nước trả lời bằng văn bản không chỉ là đòi hỏi về mặt hình thức mà còn là cơ sở để đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi hợp pháp của người dân:

Đảm bảo tính công khai, minh bạch

Văn bản trả lời giúp người dân biết chính xác hồ sơ của mình đang thiếu sót ở đâu, căn cứ vào điều khoản nào của pháp luật để từ chối. Điều này ngăn chặn tình trạng nhũng nhiễu, gây khó khăn hoặc đưa ra các yêu cầu nằm ngoài quy định của pháp luật từ phía cán bộ thực thi công vụ.

Căn cứ để thực hiện quyền khiếu nại, khởi kiện

Nếu không có văn bản, người dân sẽ lấy gì làm bằng chứng để chứng minh cơ quan nhà nước vi phạm? Theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Khiếu nại 2011, khiếu nại là việc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó là trái pháp luật.

Tương tự, trong tố tụng hành chính, khoản 1 Điều 30 Luật Tố tụng hành chính 2015 quy định Tòa án có thẩm quyền giải quyết các khiếu kiện đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính. Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ chính là một dạng quyết định hành chính (hoặc bằng chứng về hành vi hành chính) để người dân thực hiện quyền khởi kiện tại Tòa án.

4. Lời khuyên pháp lý cho người dân

Khi đi làm thủ tục cấp Sổ đỏ mà bị cán bộ trả lời miệng là không được, bạn nên thực hiện các bước sau:

1. Yêu cầu cung cấp văn bản: Đề nghị cán bộ tiếp nhận hoặc cơ quan giải quyết cung cấp Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ hoặc văn bản thông báo lý do không giải quyết theo đúng quy định tại Nghị định 61/2018/NĐ-CP.
2. Kiểm tra căn cứ pháp lý: Đối chiếu lý do từ chối trong văn bản với các quy định của Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 01/2017/NĐ-CP.
3. Thực hiện quyền khiếu nại/khởi kiện: Nếu nhận thấy việc từ chối là không có căn cứ pháp luật, hãy mạnh dạn thực hiện quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011 hoặc khởi kiện vụ án hành chính theo Luật Tố tụng hành chính 2015.

Việc nắm vững các quy định pháp luật về thủ tục hành chính không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn là vũ khí sắc bén để bảo vệ tài sản và quyền lợi chính đáng của bản thân và gia đình.