Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến không ít kế toán "đau đầu" là: Hóa đơn điện tử có được xuất gộp không? Việc xuất gộp nhiều lần bán hàng vào một hóa đơn duy nhất vào cuối ngày hoặc cuối tháng liệu có đúng quy định pháp luật?

Nguyên tắc "vàng" về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần căn cứ vào quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, nguyên tắc chung nhất là hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền...

Như vậy, về cơ bản, pháp luật yêu cầu "bán hàng lần nào, lập hóa đơn lần đó". Việc tự ý gom nhiều lần bán hàng trong nhiều ngày khác nhau để xuất chung một hóa đơn vào cuối tháng là hành vi không đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn.

Những trường hợp đặc biệt được phép "xuất gộp"

Mặc dù nguyên tắc chung là lập hóa đơn theo từng lần phát sinh, nhưng Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng mở ra những "cánh cửa" cho các ngành đặc thù được phép tổng hợp dữ liệu để lập hóa đơn định kỳ:

1. Kinh doanh bán lẻ, ăn uống

Đối với các cơ sở bán lẻ, dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng nhưng hạch toán tại trụ sở chính, nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn điện tử thì cuối ngày, cơ sở căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập chung 01 hóa đơn điện tử cho các giao dịch trong ngày.

2. Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm

Các đơn vị cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm... cho cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh không có nhu cầu lấy hóa đơn) được phép lập hóa đơn tổng vào cuối ngày hoặc cuối tháng căn cứ trên hệ thống quản lý dữ liệu.

3. Cung cấp điện, nước, viễn thông

Với các dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn và cần đối soát số liệu (như điện, nước, truyền hình, bưu chính), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh.

Rủi ro khi xuất gộp hóa đơn sai quy định

Nếu doanh nghiệp không thuộc các trường hợp đặc biệt nêu trên mà vẫn thực hiện xuất gộp hóa đơn, rủi ro lớn nhất chính là bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm. Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy vào mức độ vi phạm và việc có dẫn đến chậm nộp thuế hay không.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Để đảm bảo an toàn pháp lý, kế toán cần rà soát kỹ lĩnh vực hoạt động của mình. Nếu không được phép xuất gộp theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hãy tuân thủ việc lập hóa đơn ngay khi chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.