Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc tặng quà cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết hay Trung thu là một nét văn hóa đẹp nhằm khích lệ tinh thần làm việc. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp còn lúng túng về việc xử lý các khoản chi này khi không sử dụng nguồn từ quỹ phúc lợi. Để làm rõ vấn đề này, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn 4003/TCT-CS năm 2018 với những hướng dẫn cụ thể.

Chính sách thuế đối với quà tặng nhân viên luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm (ảnh minh họa)

Điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và định mức quy định.

Cụ thể, tại Công văn 4003/TCT-CS năm 2018, Tổng cục Thuế giải thích rõ: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa bên ngoài để làm quà Trung thu, quà Tết cho cán bộ, công nhân viên mà không dùng quỹ phúc lợi, nếu khoản chi này không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế được thực hiện bằng cách lấy quỹ lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Đây là một điểm lưu ý quan trọng để doanh nghiệp cân đối ngân sách quà tặng sao cho tối ưu nhất về mặt thuế.

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với quà tặng nhân viên

Về thuế Giá trị gia tăng (GTGT), căn cứ theo hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.

Doanh nghiệp cần lưu ý lập hóa đơn khi tặng quà cho nhân viên (ảnh minh họa)

Đối với trường hợp mua quà tặng nhân viên không dùng quỹ phúc lợi, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (tức là phần không vượt quá 01 tháng lương bình quân).

Nghĩa vụ lập hóa đơn khi tặng quà

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là cho rằng tặng quà cho nhân viên thì không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng khách hàng hoặc nhân viên đều phải lập hóa đơn GTGT.

Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Giá tính thuế GTGT trong trường hợp này là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.

"Trường hợp doanh nghiệp có chi khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động thì tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp."

Như vậy, để đảm bảo quyền lợi về thuế, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng mua hàng hóa làm quà tặng;
• Hóa đơn GTGT mua vào;
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên);
• Danh sách nhân viên nhận quà có ký xác nhận hoặc quyết định của Ban Giám đốc về việc tặng quà;
• Hóa đơn GTGT đầu ra xuất cho việc tặng quà.

Việc nắm vững các quy định tại Công văn 4003/TCT-CS năm 2018 sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, đồng thời bảo vệ được chi phí hợp lý của mình trước các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế.