Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý hóa đơn chứng từ đóng vai trò then chốt đối với sự tuân thủ pháp luật thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình trạng xuất hóa đơn sai thời điểm vẫn diễn ra khá phổ biến, xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan. Với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các quy định xử phạt mới tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP, rủi ro pháp lý đối với hành vi này đã tăng lên đáng kể.

Thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm theo quy định mới?

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn được xác định cụ thể cho từng loại hình hoạt động:

• Bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền (nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ).
• Xây dựng, lắp đặt: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.

Bất kỳ hành vi lập hóa đơn nào không tuân thủ các mốc thời gian nêu trên đều bị coi là lập hóa đơn sai thời điểm.

Mức phạt hành chính: Từ cảnh cáo đến hàng chục triệu đồng

Từ ngày 01/01/2026, mức xử phạt đối với hành vi này sẽ được áp dụng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Điểm mới đáng chú ý là mức phạt được tính dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm:

• Vi phạm 01 số hóa đơn: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1,5 triệu đồng.
• Vi phạm từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn: Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 15 triệu đồng.
• Vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên: Mức phạt có thể lên tới 70 triệu đồng.

Trước thời điểm này, doanh nghiệp vẫn áp dụng mức phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với khung hình phạt phổ biến từ 4 đến 8 triệu đồng.

Rủi ro về thuế GTGT và chi phí được trừ

Một câu hỏi lớn mà nhiều doanh nghiệp quan tâm là: "Hóa đơn sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào?". Theo hướng dẫn tại các văn bản của Tổng cục Thuế, bên mua vẫn có cơ hội được khấu trừ thuế và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện:

Việc mua bán là có thật, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định và bên bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế đầy đủ đối với hóa đơn đó.

Tuy nhiên, việc này thường dẫn đến các thủ tục giải trình phức tạp với cơ quan thuế trong quá trình quyết toán. Do đó, việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn vẫn là giải pháp an toàn nhất cho mọi doanh nghiệp.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro, bộ phận kế toán cần nắm vững quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thường xuyên cập nhật các văn bản sửa đổi. Khi phát hiện sai sót, cần chủ động lập biên bản điều chỉnh và thực hiện các bước xử lý hóa đơn theo đúng quy trình pháp luật để giảm thiểu mức độ thiệt hại.