Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc áp dụng công nghệ vào quản trị tài chính không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được các tiêu chuẩn pháp lý khắt khe. Kể từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức đặt ra những quy định mới về việc sử dụng phần mềm kế toán, đòi hỏi doanh nghiệp phải rà soát lại hệ thống của mình.

Tiêu chuẩn kỹ thuật và nghiệp vụ: Không chỉ là công cụ nhập liệu

Theo quy định tại Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC, phần mềm kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn phải đáp ứng một hệ thống tiêu chuẩn tối thiểu về chuyên môn và nghiệp vụ. Điều này nhằm đảm bảo tính thống nhất và an toàn cho hệ thống tài chính quốc gia.

Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định pháp luật về kế toán, thuế; không được làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán cũng như số liệu trên sổ sách và báo cáo tài chính.

Bên cạnh việc tuân thủ pháp luật, tính chính xác và minh bạch là yếu tố sống còn. Mọi thao tác sửa đổi trên phần mềm đều phải được lưu vết (audit trail) theo trình tự thời gian, ngăn chặn việc xóa bỏ hoặc thay đổi dữ liệu trái phép mà không để lại dấu vết.

An toàn thông tin và khả năng tích hợp hệ sinh thái số

Một điểm mới đáng chú ý là yêu cầu về bảo mật và an toàn thông tin. Phần mềm phải có cơ chế cảnh báo hoặc ngăn chặn các hành vi can thiệp bất hợp pháp. Trong kỷ nguyên hóa đơn điện tử, khả năng kết nối và tích hợp cũng trở thành tiêu chuẩn bắt buộc.

• Kết nối linh hoạt: Sẵn sàng tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số và các hệ thống quản trị khác.
• Cập nhật kịp thời: Nhà cung cấp phải đảm bảo khả năng nâng cấp phần mềm ngay khi có sự thay đổi về chính sách thuế hoặc kế toán.
• Cung cấp dữ liệu: Đảm bảo xuất dữ liệu đầu ra chính xác, đầy đủ khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan chức năng.

Trách nhiệm của người đứng đầu doanh nghiệp

Pháp luật quy định rõ, công nghệ chỉ là công cụ, trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về con người. Người quản lý, điều hành doanh nghiệp cùng kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực của số liệu trích xuất từ phần mềm.

Việc sử dụng phần mềm không đạt chuẩn không chỉ gây rủi ro về sai lệch số liệu mà còn có thể dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần chủ động làm việc với các đơn vị cung cấp giải pháp để đảm bảo hệ thống của mình hoàn toàn tương thích với Thông tư 99/2025/TT-BTC trước thời điểm có hiệu lực.