Trong bối cảnh cải cách hành chính đang trở thành trọng tâm để thúc đẩy kinh tế, Luật Doanh nghiệp 2020 (vừa được Quốc hội thông qua vào tháng 06/2020) đã tạo nên một cú hích lớn khi chính thức loại bỏ thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng. Quy định này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng chi phí, thời gian mà còn thể hiện sự tin tưởng của Nhà nước vào quyền tự quyết của cộng đồng kinh doanh.

Quy định hiện hành: Con dấu vẫn là “xiềng xích” thủ tục?

Tính đến thời điểm hiện tại (tháng 07/2020), các doanh nghiệp vẫn đang vận hành dưới sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, con dấu không chỉ là công cụ xác nhận pháp lý mà còn gắn liền với một nghĩa vụ hành chính bắt buộc.

Cụ thể, tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định như sau:

"2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp."

Việc phải chờ đợi mẫu dấu được đăng tải công khai mới được phép sử dụng trong các giao dịch đôi khi gây ra những sự chậm trễ không đáng có, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới thành lập cần ký kết hợp đồng gấp.

Bước ngoặt từ Luật Doanh nghiệp 2020: Tự do và Chuyên nghiệp

Từ ngày 01/01/2021, khi Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực, khái niệm về "con dấu" đã được mở rộng và thông thoáng hơn rất nhiều. Tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, cơ chế quản lý dấu đã có những thay đổi căn bản:

1. Bãi bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu dấu

Đây là thay đổi quan trọng nhất. Doanh nghiệp sẽ không còn phải thực hiện thủ tục gửi thông báo mẫu dấu đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Điều này đồng nghĩa với việc ngay sau khi khắc dấu hoặc có chữ ký số, doanh nghiệp có thể đưa vào sử dụng ngay lập tức mà không cần chờ đợi bất kỳ sự xác nhận hay đăng tải nào từ phía cơ quan quản lý.

2. Chấp nhận chữ ký số là con dấu doanh nghiệp

Lần đầu tiên, luật hóa một cách rõ ràng rằng dấu của doanh nghiệp bao gồm cả dấu dưới hình thức chữ ký số. Đây là bước đi đón đầu xu thế kinh tế số, giúp các giao dịch điện tử trở nên minh bạch, an toàn và nhanh chóng hơn.

3. Quyền tự quyết tối đa về nội dung và hình thức

Nếu như trước đây, nội dung con dấu bắt buộc phải có tên và mã số doanh nghiệp, thì theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp hoàn toàn quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và cả nội dung dấu của mình cũng như của các đơn vị phụ thuộc.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển giao

Mặc dù quy định mới rất thông thoáng, nhưng các chuyên gia pháp lý tại hethongphapluat.com lưu ý doanh nghiệp một số điểm quan trọng:

• Rà soát Điều lệ: Do việc quản lý và sử dụng dấu sẽ hoàn toàn theo quy định tại Điều lệ hoặc quy chế nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định này thật chặt chẽ để tránh việc lạm dụng hoặc sử dụng dấu trái phép.
• Ưu tiên chữ ký số: Trong bối cảnh dịch bệnh và xu hướng làm việc từ xa, việc trang bị chữ ký số không chỉ là tuân thủ luật mới mà còn là giải pháp tối ưu để duy trì vận hành kinh doanh.
• Lưu ý thời điểm: Hãy nhớ rằng quy định bãi bỏ thông báo mẫu dấu chỉ áp dụng từ ngày 01/01/2021. Từ nay đến hết năm 2020, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục của Luật Doanh nghiệp 2014.

Việc bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu là một minh chứng cho thấy nỗ lực của Chính phủ trong việc tạo lập môi trường kinh doanh thuận lợi nhất cho người dân và doanh nghiệp. Hãy chủ động cập nhật các thay đổi này để tối ưu hóa hoạt động của đơn vị mình.