Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức đi vào cuộc sống, đánh dấu một bước ngoặt lớn trong công tác quản lý thuế và giao dịch thương mại điện tử tại Việt Nam. Nghị định này được ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý thuế 2025, mang lại khung pháp lý đồng bộ, minh bạch và chặt chẽ hơn.

Đối với các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, việc nắm rõ các quyền lợi cũng như nghĩa vụ mới liên quan đến hóa đơn điện tử là vô cùng cấp thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt, hợp pháp và tối ưu hóa quy trình vận hành.

1. Quyền và nghĩa vụ của người bán về hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026

Căn cứ quy định tại Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phân định rõ ràng như sau:

Về quyền lợi của người bán:

• Sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định: Người bán được quyền áp dụng các hình thức hóa đơn điện tử phù hợp với mô hình hoạt động của mình theo quy định tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Sử dụng hóa đơn hợp pháp trong kinh doanh: Hóa đơn điện tử hợp pháp là căn cứ để người bán hạch toán doanh thu, chi phí, thực hiện nghĩa vụ thuế và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp thương mại phát sinh.
• Yêu cầu cung cấp thông tin từ các nền tảng số: Đây là một điểm mới cực kỳ quan trọng hỗ trợ đắc lực cho người bán trên môi trường mạng. Người bán có quyền yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cung cấp đầy đủ thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống. Điều này giúp người bán có đủ cơ sở dữ liệu chính xác để lập hóa đơn điện tử kịp thời và đúng quy định.
• Quyền khiếu kiện bảo vệ lợi ích hợp pháp: Người bán có quyền khiếu kiện các tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm đến quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn hợp pháp của mình.

Về nghĩa vụ của người bán:

• Lập và giao hóa đơn bắt buộc: Người bán phải lập và giao hóa đơn điện tử cho khách hàng khi hoàn thành việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị mỗi lần bán hay cung cấp dịch vụ.
• Quản lý hoạt động tạo hóa đơn chặt chẽ: Đảm bảo quy trình khởi tạo, lưu trữ và truyền nhận hóa đơn tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn thông tin quy định tại Nghị định này.
• Đăng ký và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế: Người bán phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người bán có nghĩa vụ chuyển đầy đủ dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng thời hạn quy định.
• Công khai cách thức tra cứu hóa đơn cho người mua: Người bán phải công khai, hướng dẫn rõ ràng phương thức tra cứu và nhận file gốc hóa đơn điện tử (định dạng XML) để người mua dễ dàng kiểm tra, lưu trữ và sử dụng.

2. Trách nhiệm của cơ quan thuế trong việc quản lý hóa đơn, chứng từ

Song song với quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế, Điều 21 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định chi tiết trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp nhằm xây dựng một hệ thống quản lý minh bạch, hiện đại:

Trách nhiệm của Cục Thuế:

• Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia: Thiết lập và vận hành cơ sở dữ liệu tập trung về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Hệ thống này không chỉ phục vụ riêng cho công tác quản lý thuế mà còn chia sẻ thông tin, phối hợp chặt chẽ với các cơ quan nhà nước khác như Công an, Quản lý thị trường, Bộ đội Biên phòng... nhằm ngăn chặn gian lận thương mại, hàng giả, hàng lậu. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ các doanh nghiệp, hộ kinh doanh xác minh, đối chiếu tính hợp pháp của hóa đơn một cách nhanh chóng.
• Thông báo thông tin hóa đơn: Kịp thời công bố danh sách các loại hóa đơn, chứng từ đã phát hành, hóa đơn báo mất hoặc không còn giá trị sử dụng để toàn xã hội chủ động phòng ngừa rủi ro.

Trách nhiệm của Chi cục Thuế quản lý trực tiếp:

• Giám sát đăng ký và sử dụng: Trực tiếp tiếp nhận, xử lý và quản lý việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của các tổ chức, cá nhân kinh doanh trên địa bàn quản lý.
• Thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất: Thực hiện kiểm tra việc chấp hành quy định về lập, giao, nhận, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử của người nộp thuế, kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm.
• Cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh: Thực hiện cấp hóa đơn điện tử cho các đối tượng không thường xuyên kinh doanh nhưng có phát sinh doanh thu thuộc diện được cấp hóa đơn theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Quản lý dữ liệu tem điện tử: Đảm bảo việc lưu trữ, đối chiếu dữ liệu tem điện tử đúng thời hạn và quy trình kỹ thuật.

Bên cạnh đó, cơ quan thuế phối hợp cùng các cơ quan thông tấn báo chí và các tổ chức liên quan đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để người tiêu dùng hiểu và thực hiện quyền đòi hỏi hóa đơn khi mua sắm hàng hóa, dịch vụ.

3. Nguyên tắc tra cứu, cung cấp và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Để bảo mật thông tin nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý, Điều 34 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đề ra 03 nguyên tắc cốt lõi sau:

1. Mục đích sử dụng rõ ràng: Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử chỉ được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng, các thủ tục hành chính khác và chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

2. Đảm bảo tính chính xác và đúng đối tượng: Quá trình cung cấp thông tin phải diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác tuyệt đối và chỉ cung cấp cho các đối tượng có thẩm quyền hoặc có quyền lợi liên quan trực tiếp theo quy định.

3. Bảo mật thông tin nhà nước: Bên sử dụng thông tin phải cam kết sử dụng đúng mục đích nghiệp vụ, không được rò rỉ thông tin ra bên ngoài và phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Lời khuyên thiết thực dành cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Với việc áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chủ động thực hiện các giải pháp sau để thích ứng tốt nhất:

• Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng tương thích hoàn toàn với các chuẩn dữ liệu mới của Tổng cục Thuế.
• Đào tạo nhân sự kế toán: Tổ chức các buổi tập huấn nội bộ về quy trình lập, kiểm tra và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định mới để tránh các sai sót hành chính có thể dẫn đến xử phạt vi phạm về thuế.
• Chủ động phối hợp với các sàn thương mại điện tử: Đối với các đơn vị kinh doanh online, cần thiết lập quy trình tự động kết nối dữ liệu với các nền tảng số để lấy thông tin người mua nhanh chóng, phục vụ việc xuất hóa đơn tức thì khi đơn hàng hoàn tất.

Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý đáng tiếc mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch và chuyên nghiệp tại Việt Nam.