Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý thuế cũng không nằm ngoài xu thế. Kể từ ngày 01/7/2022, các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đã chính thức bước vào kỷ nguyên sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Việc nắm vững các quy định về nội dung và thủ tục đăng ký không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành hành chính.

Lộ trình bắt buộc sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng chứng từ giấy theo các quy định cũ chỉ được kéo dài đến hết ngày 30/6/2022. Kể từ thời điểm này, tất cả các đơn vị chi trả thu nhập phải chuyển sang hình thức điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống phần mềm hoặc sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp giải pháp chứng từ điện tử để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động quyết toán thuế cho người lao động.

7 thông tin bắt buộc phải có trên chứng từ điện tử

Một chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN được coi là hợp lệ khi hiển thị đầy đủ và chính xác các nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm:

• Thông tin định danh chứng từ: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự.
• Thông tin người chi trả: Tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức/cá nhân khấu trừ thuế.
• Thông tin người nộp thuế: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) và quốc tịch (đối với người nước ngoài).
• Chi tiết thu nhập: Khoản thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, thời điểm trả thu nhập.
• Số thuế khấu trừ: Số tiền thuế đã khấu trừ và số thu nhập thực tế còn lại người nộp thuế nhận được.
• Thời gian lập: Ngày, tháng, năm phát hành chứng từ.
• Chữ ký số: Đối với chứng từ điện tử, chữ ký của người chi trả thu nhập bắt buộc phải là chữ ký số hợp lệ.

Quy trình đăng ký sử dụng chứng từ điện tử mới nhất

Việc đăng ký sử dụng hiện nay đã được đơn giản hóa thông qua các cổng thông tin điện tử của ngành Thuế. Theo hướng dẫn tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ (sử dụng mẫu 02/PH-BLG tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123).

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến. Tổ chức chi trả thu nhập gửi hồ sơ qua Cổng thông tin thuedientu của Tổng cục Thuế. Trong trường hợp hệ thống chưa cập nhật mẫu mới, đơn vị có thể gửi qua các cổng thông tin hỗ trợ của Cục Thuế địa phương (ví dụ: hcmtax đối với TP.HCM).

"Tại thời điểm khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế."

Lưu ý đặc biệt: Đối với các văn phòng đại diện chưa có chữ ký số dài hạn, có thể đăng ký loại chữ ký số cấp một lần (có hiệu lực trong 05 ngày) để thực hiện thủ tục nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo đúng quy định pháp luật.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc chuyển đổi sang chứng từ điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để doanh nghiệp minh bạch hóa dữ liệu và giảm thiểu sai sót thủ công. Các đơn vị nên thường xuyên cập nhật các thông báo từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để kịp thời điều chỉnh các mẫu biểu theo đúng quy định mới nhất của Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan.