Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, Văn phòng đại diện của Công ty cổ phần có thể phải tạm ngừng kinh doanh. Khi muốn quay trở lại hoạt động, việc thực hiện thủ tục thông báo tiếp tục kinh doanh là bắt buộc. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng trực tiếp thực hiện được. Khi đó, Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục tiếp tục kinh doanh trở thành văn bản pháp lý không thể thiếu để hợp pháp hóa vai trò của người đi nộp hồ sơ.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục tiếp tục kinh doanh năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản pháp luật quan trọng sau đây:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chậm nhất 15 ngày trước khi tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục tiếp tục kinh doanh của Văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết để nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------***----------

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-2018

(Về việc thực hiện thủ tục tiếp tục kinh doanh của Văn phòng đại diện)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP CHỦ QUẢN)

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày ........................................

Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .................................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: ........................................................... Giới tính: .....................................

Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số: ................. do ................. cấp ngày .................

Hộ khẩu thường trú: ...................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: ...........................................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ................. để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục Thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn cho Văn phòng đại diện: ................. (Tên văn phòng đại diện), Mã số đơn vị trực thuộc: .................

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan và thực hiện các nghĩa vụ tài chính (nếu có) để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện hoàn tất, trừ khi có văn bản thông báo chấm dứt ủy quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo Giấy ủy quyền

Để hồ sơ không bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi bổ sung, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Thông tin chính xác tuyệt đối: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số CMND/CCCD của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân.
• Phạm vi ủy quyền rõ ràng: Cần ghi rõ là thực hiện thủ tục cho "Văn phòng đại diện" cụ thể (kèm mã số thuế đơn vị trực thuộc), tránh ghi chung chung dẫn đến việc chuyên viên thụ lý hồ sơ từ chối.
• Thời hạn ủy quyền: Nên để thời hạn linh hoạt "cho đến khi hoàn thành công việc" để tránh trường hợp giấy ủy quyền hết hạn nếu hồ sơ gặp trục trặc cần nộp lại nhiều lần.
• Tính pháp lý của chữ ký và con dấu: Giấy ủy quyền bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của Công ty cổ phần và đóng dấu pháp nhân của công ty.

Thủ tục nộp hồ sơ tiếp tục kinh doanh năm 2018

Sau khi đã chuẩn bị xong Giấy ủy quyền, người được ủy quyền cần tập hợp bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

1. Thông báo về việc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo của văn phòng đại diện (theo mẫu quy định).
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền.
3. Giấy ủy quyền (bản gốc có đóng dấu).

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.