Điều kiện khấu trừ chi phí thuế TNDN khi ủy quyền cho nhân viên thanh toán

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, việc giao hoặc ủy quyền cho người lao động trực tiếp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho công ty là hoạt động diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, để các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện chặt chẽ về hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán.

Căn cứ quy định tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, điều kiện để các khoản chi được trừ bao gồm:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;
• Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Hồ sơ ủy quyền cho nhân viên thanh toán từ 5 triệu đồng để khấu trừ chi phí

Theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền hoặc giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, hồ sơ chứng từ bắt buộc phải bao gồm:

1. Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ;
2. Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng hóa, dịch vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp (ví dụ: sao kê tài khoản ngân hàng của nhân viên, ủy nhiệm chi, biên lai chuyển khoản điện tử);
4. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động (ví dụ: ủy nhiệm chi của doanh nghiệp chuyển khoản hoàn trả tiền vào tài khoản của nhân viên).

Như vậy, nhân viên hoàn toàn có thể dùng tài khoản cá nhân của mình để thanh toán từ 05 triệu đồng cho nhà cung cấp mà khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, miễn là doanh nghiệp thiết lập đầy đủ cơ chế ủy quyền và lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ nêu trên.

Mẫu Quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp

Để hợp thức hóa quy trình thanh toán này, doanh nghiệp cần ban hành Quyết định kèm theo Quy chế ủy quyền thanh toán nội bộ. Dưới đây là mẫu Quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp mới nhất hiện nay:

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ủy quyền thanh toán không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí được trừ khi tính thuế TNDN mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, tranh chấp tài chính nội bộ phát sinh trong quá trình vận hành.