Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh tiến trình chuyển đổi số toàn diện, ngành quản lý đất đai đã có những bước đi đột phá nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cao tính minh bạch. Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất, bắt đầu chính thức áp dụng từ năm 2026, chính là việc thay đổi phương thức xác nhận thông tin thế chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (thường gọi là Sổ đỏ). Thay vì những dòng chữ viết tay hay những con dấu đỏ chót chồng chéo trên trang bổ sung, mọi thông tin biến động sẽ được "số hóa" hoàn toàn trên hệ thống dữ liệu quốc gia.

Chấm dứt kỷ nguyên "ghi tay" trên phôi Giấy chứng nhận

Sự thay đổi này không phải là ngẫu nhiên mà được căn cứ dựa trên các văn bản pháp lý quan trọng nhằm tháo gỡ những nút thắt trong quản lý tài sản. Cụ thể, theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 11 Nghị quyết 254/2025/QH15 của Quốc hội, các trường hợp đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất sẽ được cập nhật biến động trực tiếp vào cơ sở dữ liệu đất đai. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan chức năng sẽ không thực hiện xác nhận nội dung thế chấp trên phôi Giấy chứng nhận đã cấp như trước đây.

Việc chuyển đổi này nhằm cụ thể hóa các chính sách tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thi hành Luật Đất đai 2024. Trước đây, việc ghi chép thủ công không chỉ gây mất thẩm mỹ, khiến cuốn sổ trở nên "lem nhem" sau nhiều lần vay vốn, mà còn tiềm ẩn rủi ro hư hỏng phôi bằng do tác động vật lý. Quan trọng hơn, việc quản lý bằng dữ liệu số giúp việc tra cứu thông tin pháp lý của thửa đất trở nên đồng bộ, minh bạch và nhanh chóng hơn bao giờ hết, loại bỏ tình trạng thông tin trên sổ và thông tin tại cơ quan quản lý không khớp nhau.

Quy trình mới: Nhanh chóng, minh bạch và an toàn tuyệt đối

Để đảm bảo việc triển khai được thống nhất và thông suốt trên phạm vi toàn quốc, Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm và Bồi thường nhà nước đã ban hành Công văn 02/CĐK&BTNN-QLĐKBPBĐ năm 2026. Đây là văn bản hướng dẫn chi tiết cho các Văn phòng đăng ký đất đai về cách thức xử lý hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp này.

Theo đó, các cơ quan đăng ký cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Đối với các giao dịch đăng ký mới: Cán bộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ sẽ thực hiện cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia. Tuyệt đối không được ghi thêm bất kỳ nội dung nào lên phôi Sổ đỏ của người dân.
• Đối với việc rút bớt tài sản hoặc xóa thế chấp: Trong trường hợp nội dung thế chấp trước đó đã được ghi trên Sổ đỏ (theo quy định cũ), thì khi người dân thực hiện thủ tục xóa hoặc thay đổi, cơ quan đăng ký vẫn sẽ thực hiện xác nhận nội dung xóa/thay đổi đó trực tiếp trên Sổ đỏ. Điều này nhằm đảm bảo tính thống nhất và giúp người dân dễ dàng theo dõi lịch sử biến động của tài sản.
• Về biểu mẫu và hồ sơ: Trong thời gian chờ Chính phủ hoàn thiện việc sửa đổi, bổ sung Nghị định 99/2022/NĐ-CP, các cá nhân và tổ chức tín dụng vẫn tiếp tục sử dụng các biểu mẫu hiện hành để lập hồ sơ đăng ký, đảm bảo hoạt động tín dụng không bị gián đoạn.

Người dân cần lưu ý gì khi thực hiện các giao dịch dân sự?

Sự thay đổi này có thể khiến một bộ phận người dân cảm thấy lo lắng vì thói quen nhìn vào "trang 4" hoặc "trang bổ sung" của Sổ đỏ để kiểm tra tình trạng pháp lý. Tuy nhiên, các chuyên gia pháp lý khẳng định rằng cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia mới là nguồn thông tin có giá trị pháp lý cao nhất và chính xác nhất.

Để đảm bảo an toàn tuyệt đối khi thực hiện mua bán, chuyển nhượng hoặc nhận thế chấp, người dân và doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Chủ động tra cứu thông tin: Trước khi đặt cọc hoặc ký hợp đồng, hãy thực hiện thủ tục tra cứu thông tin tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc thông qua các cổng dịch vụ công trực tuyến. Việc này giúp xác định chính xác thửa đất có đang bị ngăn chặn, tranh chấp hay đang là tài sản bảo đảm cho một nghĩa vụ dân sự nào khác hay không.
2. Tin tưởng vào hệ thống dữ liệu số: Việc không ghi lên sổ không làm giảm đi giá trị của tài sản mà ngược lại, nó giúp bảo vệ quyền sở hữu của người dân tốt hơn trước các hành vi làm giả hồ sơ hoặc tẩy xóa thông tin trên giấy tờ vật lý.
3. Yêu cầu cung cấp Phiếu thông tin: Người mua có quyền yêu cầu người bán cung cấp Phiếu thông tin đất đai mới nhất do cơ quan có thẩm quyền trích xuất từ hệ thống để làm căn cứ giao dịch.

Sự thay đổi này không chỉ là một bước tiến về mặt công nghệ mà còn thể hiện quyết tâm của Nhà nước trong việc xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch. Việc loại bỏ những thủ tục thủ công rườm rà sẽ giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và thúc đẩy thị trường bất động sản phát triển lành mạnh hơn trong tương lai.