Bản chất của chi phí tiếp khách trong hoạt động kinh doanh

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc tiếp đãi khách hàng, đối tác là một phần không thể thiếu để duy trì và phát triển các mối quan hệ thương mại. Tuy nhiên, từ góc độ quản lý thuế, không phải mọi khoản chi cho dịch vụ ăn uống, tiếp khách đều mặc nhiên được chấp nhận là chi phí được trừ.

Điều kiện để chi phí rượu, bia được trừ khi tính thuế TNDN

Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi phí tiếp khách có sử dụng rượu, bia sẽ được trừ nếu đáp ứng đầy đủ 03 điều kiện "vàng" sau đây:

1. Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Doanh nghiệp phải chứng minh được khoản chi này phục vụ cho mục đích kinh doanh. Ví dụ: Tiếp đối tác để ký kết hợp đồng, gặp gỡ khách hàng để giới thiệu sản phẩm mới. Các khoản chi mang tính chất cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên sẽ không được chấp nhận.

2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Đây là yêu cầu bắt buộc. Hóa đơn phải là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp lệ, ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp. Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp nên kèm theo các chứng từ bổ trợ như: Giấy mời khách, thực đơn, hoặc biên bản xác nhận dịch vụ để tăng tính thuyết phục khi giải trình với cơ quan thuế.

3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đối với các hóa đơn ăn uống, tiếp khách có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt cho các hóa đơn trên 20 triệu đồng, toàn bộ chi phí đó sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

"Trường hợp Công ty có phát sinh chi phí tiếp khách là dịch vụ ăn uống, có sử dụng rượu, bia thì khoản chi phí này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện quy định."

Lời khuyên cho kế toán doanh nghiệp

Mặc dù hiện nay pháp luật đã bãi bỏ mức khống chế 15% đối với chi phí quảng cáo, tiếp khách, nhưng doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát chặt chẽ tính hợp lý của các khoản chi này. Việc sử dụng rượu, bia trong tiếp khách phải ở mức độ phù hợp và luôn đi kèm với dịch vụ ăn uống để đảm bảo tính logic trong hồ sơ quyết toán thuế.