Tình trạng người dân, doanh nghiệp phải đi lại năm lần bảy lượt chỉ để nộp hoặc chỉnh sửa một bộ hồ sơ thủ tục hành chính từng là nỗi ám ảnh kéo dài. Quy định tại Nghị định 385/2026/NĐ-CP về kiểm soát thủ tục hành chính đã siết chặt kỷ luật hành chính khi bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức phải thông báo và hướng dẫn cụ thể, trọn gói mọi nội dung cần bổ sung trong đúng một lần duy nhất.

Quy định đột phá: Hướng dẫn bổ sung hồ sơ duy nhất trong một lần

Một trong những điểm nhấn quan trọng nhất nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của tổ chức, cá nhân khi tham gia giao dịch với cơ quan công quyền được ghi nhận cụ thể tại khoản 4 Điều 20 Nghị định 385/2026/NĐ-CP. Cụ thể, công chức, viên chức được phân công nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm:

"Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện trình tự, hồ sơ hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác, phải có thông báo nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ."

Quy chuẩn này xóa bỏ hoàn toàn kiểu làm việc tùy tiện trước đây, khi người dân nộp hồ sơ lần thứ nhất bị yêu cầu bổ sung giấy tờ A, đến lần thứ hai lại bị đòi hỏi thêm giấy tờ B mà không được thông báo ngay từ đầu. Với quy định mới, cán bộ tiếp nhận phải nghiên cứu toàn diện bộ hồ sơ và ban hành văn bản hoặc phiếu hướng dẫn chi tiết toàn bộ các điểm còn thiếu sót để người dân chỉ cần hoàn thiện một lần là đủ điều kiện thụ lý.

Nghiêm cấm tự đặt thêm thủ tục hay "giấy phép con" trái luật

Bên cạnh yêu cầu hướng dẫn tập trung trong một lần, theo quy định tại khoản 5 Điều 20 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, cơ quan thực hiện thủ tục hành chính tuyệt đối không được tự ý đặt ra bất kỳ thành phần hồ sơ, giấy tờ hay điều kiện nào ngoài danh mục pháp luật đã quy định.

Trong trường hợp từ chối tiếp nhận hoặc có căn cứ yêu cầu bổ sung giấy tờ trong thời hạn luật định, cơ quan giải quyết bắt buộc phải trả lời bằng văn bản nêu rõ nguyên nhân và căn cứ pháp lý. Việc từ chối miệng, giải thích qua loa hoặc kéo dài thời gian thụ lý không có lý do chính đáng đều bị coi là hành vi vi phạm kỷ luật công vụ.

Chuẩn mực giao tiếp và trách nhiệm phục vụ của công chức, viên chức

Theo Điều 20 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ công phải đảm bảo các nguyên tắc văn minh, minh bạch:

• Tiếp nhận và cấp giấy biên nhận: Mọi hồ sơ khi nộp hợp lệ đều phải được lập phiếu tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả rõ ràng, chấm dứt tình trạng giữ hồ sơ nhưng không cấp giấy tờ biên nhận.
• Thái độ văn hóa công vụ chuẩn mực: Cán bộ trực tiếp giải quyết phải giữ tác phong lịch sự, tôn trọng, khiêm tốn, sử dụng ngôn ngữ mạch lạc, dễ hiểu; tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để người dân hoàn tất thủ tục.
• Bảo mật thông tin cá nhân: Cơ quan nhà nước phải có trách nhiệm quản lý, lưu trữ an toàn và bảo mật mọi thông tin, dữ liệu cá nhân của người nộp theo đúng quy định, trừ khi có yêu cầu cung cấp từ cơ quan có thẩm quyền.

Người dân cần làm gì khi cán bộ hướng dẫn vòng vo, gây phiền hà?

Nhằm đảm bảo quy định đi vào đời sống, người đứng đầu các bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp chịu trách nhiệm trực tiếp trong công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý nghiêm minh các biểu hiện tiêu cực, đùn đẩy trách nhiệm.

Khi gặp phải trường hợp cán bộ bắt bẻ từng chi tiết nhỏ sau nhiều lần nộp hoặc yêu cầu các giấy tờ ngoài quy định, cá nhân và tổ chức có quyền yêu cầu lập phiếu hướng dẫn bằng văn bản hoặc gửi phản ánh, kiến nghị trực tiếp lên Cổng Dịch vụ công quốc gia, đường dây nóng cải cách hành chính của địa phương để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.