Việc tính giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc là một trong những quyền lợi trực tiếp giúp người lao động giảm bớt nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hằng tháng và khi quyết toán thuế. Tuy nhiên, để được cơ quan thuế chấp thuận khoản giảm trừ này, người nộp thuế không chỉ cần hoàn tất thủ tục đăng ký mà còn phải chuẩn bị đầy đủ chứng từ pháp lý nhằm chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Rất nhiều trường hợp người lao động bị cơ quan thuế bác bỏ quyền giảm trừ gia cảnh hoặc phải nộp phạt do nộp hồ sơ muộn, giấy tờ không hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chuyên sâu về mốc thời gian chót nộp hồ sơ cùng toàn bộ hồ sơ xác minh cho từng nhóm đối tượng phụ thuộc cụ thể.

1. Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc năm 2026 được quy định ra sao?

Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân nộp thuế chỉ được thực hiện tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã thực hiện đầy đủ việc đăng ký thuế và đăng ký người phụ thuộc với cơ quan quản lý thuế trực tiếp hoặc thông qua tổ chức trả thu nhập.

Về mốc thời gian thực hiện, pháp luật quản lý thuế quy định thời hạn đăng ký người phụ thuộc và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc chậm nhất là trước ngày 31/12 của năm tính thuế. Đối với các trường hợp người nộp thuế đã đăng ký và nộp đủ hồ sơ trong các năm trước đó mà không có bất kỳ thay đổi nào về số lượng hay hoàn cảnh của người phụ thuộc, thông tin đăng ký sẽ tiếp tục được áp dụng ổn định cho các kỳ tính thuế tiếp theo mà không cần phải thực hiện đăng ký lại.

Như vậy, tính riêng đối với kỳ tính thuế năm 2026, mốc thời gian bắt buộc mà người nộp thuế phải hoàn thành việc đăng ký và nộp toàn bộ bộ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là trước ngày 31/12/2026. Quy định này có hiệu lực áp dụng nhất quán kể từ kỳ tính thuế năm 2026 theo hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 69 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Bên cạnh đó, theo khoản 5 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, pháp luật thuế giao quyền chủ động cho người nộp thuế tự kê khai số lượng người phụ thuộc kèm theo các chứng từ hợp pháp, đồng thời cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về độ chính xác, trung thực của thông tin kê khai. Nếu trong cả năm tính thuế người nộp thuế vì lý do nào đó chưa kê khai tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, cá nhân vẫn được phép thực hiện giảm trừ bổ sung kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thực tế khi thực hiện quyết toán thuế.

2. Quy định chi tiết danh mục hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo từng nhóm đối tượng

Để tạo thuận lợi cho công tác quản lý và minh bạch hóa thủ tục hành chính, Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC đã phân loại chi tiết các loại tài liệu, giấy tờ bắt buộc tương ứng với từng nhóm đối tượng người phụ thuộc thay vì áp dụng chung một bộ hồ sơ cứng nhắc. Người nộp thuế cần lưu ý chuẩn bị chính xác các loại giấy tờ sau:

3. Mức giảm trừ gia cảnh thuế thu nhập cá nhân áp dụng cho năm 2026

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (Luật số 109/2025/QH15), giảm trừ gia cảnh được xác định là số tiền cụ thể được trừ trực tiếp vào thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú trước khi thực hiện tính thuế đối với thu nhập thu được từ tiền lương, tiền công.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, mức giảm trừ gia cảnh cụ thể đối với các đối tượng được quy định như sau:

• Mức giảm trừ đối với bản thân người nộp thuế: Đạt mức 15,5 triệu đồng/tháng (tương ứng với mức 186 triệu đồng/năm tính thuế);
• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc: Đạt mức 6,2 triệu đồng/tháng.

"3. Việc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc được thực hiện theo nguyên tắc mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế."

Do đó, căn cứ theo khoản 3 Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, đối với kỳ tính thuế năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh áp dụng cho mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng. Song song đó, bản thân người nộp thuế được trừ mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng khi tính thuế TNCN.

4. Những lưu ý trọng yếu dành cho người nộp thuế khi nộp hồ sơ người phụ thuộc

Để bảo đảm quyền lợi chính đáng và hạn chế tối đa rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt hành chính hoặc loại bỏ người phụ thuộc khi quyết toán thuế, người nộp thuế cần đặc biệt chú ý các nguyên tắc quan trọng sau:

• Tránh đăng ký trùng lặp người phụ thuộc: Theo nguyên tắc quản lý thuế, trong cùng một khoảng thời gian, một người phụ thuộc chỉ được phép tính giảm trừ cho một người nộp thuế duy nhất. Trường hợp hai vợ chồng cùng có thu nhập chịu thuế và nuôi con nhỏ, hai người phải chủ động thỏa thuận để chỉ một người đăng ký giảm trừ cho con.
• Cập nhật ngay khi có sự thay đổi: Khi người phụ thuộc không còn trong độ tuổi hoặc điều kiện được giảm trừ (ví dụ: con đã tốt nghiệp đại học, cha mẹ qua đời hoặc có thu nhập vượt định mức quy định), người nộp thuế phải chủ động làm thủ tục điều giảm người phụ thuộc với doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế.
• Bảo lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh: Các tài liệu chứng minh người phụ thuộc như Giấy khai sinh, thẻ Sinh viên, Giấy xác nhận khuyết tật phải được lưu giữ cẩn thận để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp.

Trên đây là chi tiết quy định pháp luật về thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thuế TNCN năm 2026 cùng bảng danh mục hồ sơ bắt buộc cho từng nhóm đối tượng cụ thể theo quy định pháp luật thuế hiện hành.