Được đưa vào sử dụng lần đầu tiên từ năm 2011, sau 7 năm hình thành và phát triển, hóa đơn điện tử đã chứng minh được những lợi ích vượt trội, trở thành công cụ đắc lực thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống.

Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biệt, trong năm 2018, theo tinh thần của Chỉ thị 07/CT-TTg ngày 05/03/2018 của Thủ tướng Chính phủ, việc triển khai hóa đơn điện tử đang được đẩy mạnh trên phạm vi toàn quốc nhằm hỗ trợ và phát triển doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu trong kỷ nguyên số hóa doanh nghiệp năm 2018 (ảnh minh họa)

1. Tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và phát hành

Đây là lợi ích trực quan nhất mà doanh nghiệp có thể nhận thấy ngay khi chuyển đổi. Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải đối mặt với hàng loạt chi phí: từ việc đặt in tại các nhà in, chi phí vận chuyển, cho đến không gian lưu trữ kho bãi đồ sộ. Ngược lại, hóa đơn điện tử loại bỏ hoàn toàn các khâu trung gian này.

Theo ước tính thực tế, chi phí để phát hành một hóa đơn điện tử chỉ bằng khoảng 1/10 so với hóa đơn giấy. Doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc mua máy in chuyên dụng hay tốn kém nhân lực cho việc viết tay và đóng dấu thủ công.

2. Rút ngắn thời gian giao nhận, tối ưu hóa dòng tiền

Trong kinh doanh, thời gian là tiền bạc. Việc gửi hóa đơn giấy qua đường bưu điện thường mất từ 2-5 ngày, chưa kể các rủi ro tắc nghẽn hoặc thất lạc. Với hóa đơn điện tử, chỉ cần một thao tác "click" chuột, hóa đơn sẽ được gửi trực tiếp đến email hoặc hệ thống của khách hàng ngay lập tức.

Việc giao nhận tức thời giúp quy trình thanh toán được kích hoạt nhanh hơn, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vòng quay vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng dòng tiền.

Kế toán dễ dàng quản lý và gửi hóa đơn cho khách hàng chỉ trong vài giây (ảnh minh họa)

3. Độ an toàn và chính xác tuyệt đối

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế là loại hóa đơn không thể làm giả. Quy trình khởi tạo trên phần mềm giúp hạn chế tối đa các sai sót thường gặp khi viết tay như: sai tên công ty, sai địa chỉ, sai mã số thuế hay nhầm lẫn đơn giá.

Mọi dữ liệu được đồng bộ hóa giúp việc đối soát giữa người mua và người bán trở nên minh bạch, giảm thiểu các tranh chấp pháp lý không đáng có liên quan đến chứng từ kế toán.

4. Loại bỏ nỗi lo thất lạc hoặc hư hỏng hóa đơn

Hóa đơn giấy rất dễ bị cháy, nát, bay màu mực hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển và lưu trữ. Theo quy định tại Thông tư 176/2016/TT-BTC, hành vi làm mất hóa đơn đã lập có thể bị xử phạt hành chính lên đến 8 triệu đồng.

Với hóa đơn điện tử, dữ liệu được lưu trữ an toàn trên hệ thống máy chủ và các bản sao lưu điện tử. Doanh nghiệp có thể tra cứu và tải về bất cứ lúc nào mà không sợ mất mát, giúp đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kế toán và kiểm tra của cơ quan chức năng.

5. Đơn giản hóa thủ tục báo cáo thuế

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Đây là công việc tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót số liệu.

Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu đã được tự động truyền và lưu trữ tại Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp giảm bớt được gánh nặng thủ tục hành chính, giúp bộ phận kế toán tập trung vào các công việc chuyên môn mang lại giá trị cao hơn cho công ty.

Kết luận: Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong năm 2018 không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là chiến lược thông minh để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí vận hành.