Trong hoạt động quản lý cán bộ, việc đảm bảo tính thống nhất và chính xác của hồ sơ là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít trường hợp thông tin giữa các loại giấy tờ như lý lịch, bằng cấp, sổ bảo hiểm xã hội... có sự sai lệch. Để giải quyết dứt điểm tình trạng này, Bộ Nội vụ đã ban hành quy định mới, khẳng định vai trò "tối thượng" của giấy khai sinh gốc trong việc điều chỉnh hồ sơ.

Giấy khai sinh gốc là căn cứ pháp lý cao nhất

Trước đây, theo quy định tại Thông tư 11/2012/TT-BNV, khi thông tin công chức không thống nhất, cơ quan quản lý phải đối chiếu giữa nhiều nguồn như sổ hộ khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ Đảng viên. Tuy nhiên, cách làm này đôi khi gây ra sự chồng chéo và khó khăn trong việc xác định đâu là thông tin chuẩn xác nhất.

Những thay đổi mang tính bước ngoặt từ ngày 15/7/2019

Kể từ ngày 15/7/2019, khi Thông tư 06/2019/TT-BNV chính thức có hiệu lực, việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức đã được siết chặt và làm rõ:

• Trường hợp các thành phần hồ sơ như Lý lịch cán bộ, công chức, sổ bảo hiểm xã hội, văn bằng, chứng chỉ có nội dung không trùng khớp với giấy khai sinh: Cơ quan có thẩm quyền bắt buộc phải căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn thiện và thống nhất lại toàn bộ các giấy tờ khác.
• Điều này đồng nghĩa với việc giấy khai sinh gốc là "thước đo" cuối cùng, mọi sự điều chỉnh đều phải xoay quanh văn bản này.

Giải pháp khi không còn giữ được giấy khai sinh gốc

Một câu hỏi đặt ra là nếu công chức làm mất hoặc không có giấy khai sinh gốc thì sẽ xử lý ra sao? Thông tư 06/2019/TT-BNV cũng đã dự liệu tình huống này. Cụ thể:

"Trường hợp không có giấy khai sinh thì căn cứ quyển Lý lịch cán bộ, công chức được lập khi công chức được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước để thống nhất."

Như vậy, hồ sơ tuyển dụng lần đầu sẽ trở thành căn cứ thay thế có giá trị pháp lý cao nhất để đối chiếu các thông tin cá nhân của công chức.

Quy định đặc biệt đối với công chức là Đảng viên

Riêng đối với đối tượng là Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam, quy định về sửa đổi ngày, tháng, năm sinh có sự khác biệt rõ rệt nhằm đảm bảo tính kỷ luật của Đảng. Theo đó:

• Không thực hiện việc sửa chữa, điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ công chức nếu người đó là Đảng viên.
• Việc xác định tuổi của Đảng viên sẽ căn cứ tuyệt đối vào hồ sơ gốc (hồ sơ lý lịch Đảng viên) được lập khi kết nạp vào Đảng.

Quy định này nhằm tránh tình trạng điều chỉnh tuổi tác để kéo dài thời gian công tác hoặc trục lợi các chính sách về hưu trí, bảo hiểm.

Quy trình thực hiện việc sửa chữa hồ sơ

Việc sửa chữa hồ sơ không được thực hiện tùy tiện mà phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt theo Luật Cán bộ, công chức 2008 và các văn bản hướng dẫn. Cụ thể, việc điều chỉnh chỉ được tiến hành sau khi có quyết định kiểm tra, xác minh chính thức từ cơ quan sử dụng công chức. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc phê duyệt các thay đổi này.

Tóm lại, từ giữa năm 2019, giấy khai sinh gốc và lý lịch Đảng viên gốc là hai văn bản quan trọng nhất mà mỗi công chức cần lưu giữ cẩn thận để đảm bảo quyền lợi chính đáng của mình trong suốt quá trình công tác.