Từ ngày 01/7/2025, hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong ngành Ngân hàng sẽ bước sang một giai đoạn mới với việc áp dụng Thông tư 04/2025/TT-NHNN. Văn bản này chính thức thay thế cho Thông tư 22/2021/TT-NHNN, mang đến những điều chỉnh quan trọng nhằm tối ưu hóa công tác quản lý dữ liệu và hồ sơ trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ.

Mở rộng và làm rõ đối tượng áp dụng

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất của Thông tư 04/2025/TT-NHNN là việc định danh rõ ràng các thực thể chịu sự điều chỉnh. Không chỉ dừng lại ở các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, quy định mới bao phủ toàn diện các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức bảo hiểm tiền gửi, và cả các đơn vị cung ứng dịch vụ thanh toán hay thông tin tín dụng.

Thay đổi tư duy trong xác định thời hạn bảo quản

Pháp luật hiện hành đã loại bỏ quy định về việc tự ý nâng mức thời hạn bảo quản hồ sơ khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất và tránh việc lưu trữ tràn lan, gây lãng phí nguồn lực. Thay vào đó, các đơn vị phải tuân thủ nghiêm ngặt bảng thời hạn đã được ban hành, trừ các trường hợp đặc thù chưa được quy định thì mới áp dụng các tiêu chuẩn tương đương.

"Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu kể từ năm công việc kết thúc đến khi được tiêu hủy hoặc nộp vào Lưu trữ lịch sử."

Bổ sung quy định cho các chiến lược phát triển ngành

Nhằm phục vụ công tác tra cứu và đánh giá hiệu quả dài hạn, Thông tư 04/2025/TT-NHNN đã bổ sung quy định thời hạn lưu trữ lên đến 20 năm đối với các hồ sơ tổ chức thực hiện chiến lược, đề án, phương án, dự án quy hoạch và kế hoạch phát triển ngành Ngân hàng. Đây là những tài liệu có giá trị thực tiễn và lịch sử cao, phản ánh quá trình hình thành và phát triển của huyết mạch tài chính quốc gia.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 04/2025/TT-NHNN không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn giúp các ngân hàng, tổ chức tài chính tối ưu hóa quy trình vận hành, sẵn sàng cho các đợt thanh tra, kiểm tra và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong tương lai.