Trong hoạt động hành chính công, chứng thực là một trong những thủ tục phổ biến nhất mà người dân thường xuyên thực hiện. Tuy nhiên, không ít trường hợp người dân phải chờ đợi mòn mỏi vì sự chậm trễ của cơ quan có thẩm quyền. Ít ai biết rằng, pháp luật Việt Nam quy định rất khắt khe về thời hạn này, và việc chậm trễ không chỉ là lỗi hành chính mà còn có thể khiến người thực hiện chứng thực bị xử phạt tiền triệu.

Thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực: Phải trả ngay trong ngày?

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, nguyên tắc ưu tiên hàng đầu là giải quyết ngay trong ngày. Cụ thể:

"Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ."

Quy định này nhằm tối đa hóa sự thuận tiện cho người dân, tránh việc phải đi lại nhiều lần cho những thủ tục đơn giản như chứng thực bản sao hay chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, đối với những trường hợp phức tạp hơn, pháp luật cũng cho phép một khoảng thời gian nới lỏng nhất định:

• Đối với chứng thực bản sao: Nếu yêu cầu số lượng lớn, nhiều loại bản chính hoặc nội dung phức tạp, thời hạn có thể kéo dài thêm nhưng không quá 02 ngày làm việc.
• Đối với chứng thực chữ ký người dịch: Có thể kéo dài hơn tùy theo thỏa thuận bằng văn bản giữa người dân và cơ quan chứng thực.
• Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch: Thời hạn tối đa là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Chế tài xử phạt: Chậm trễ có thể bị phạt đến 3 triệu đồng

Để chấn chỉnh kỷ cương trong hoạt động tư pháp, Chính phủ đã ban hành các quy định xử phạt vi phạm hành chính đối với người thực hiện chứng thực (bao gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã; Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp; Công chứng viên...).

Cụ thể, tại Nghị định 67/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2013/NĐ-CP), mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng sẽ được áp dụng đối với hành vi:

• Không thực hiện chứng thực đúng thời hạn quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Kéo dài thời hạn mà không có thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Đây là một lời cảnh báo đanh thép đối với những cán bộ có thái độ nhũng nhiễu hoặc thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết hồ sơ cho người dân. Việc nắm rõ quy định này giúp người dân tự tin hơn khi yêu cầu quyền lợi chính đáng của mình tại các cơ quan công quyền.

Ai có thẩm quyền thực hiện chứng thực?

Theo quy định hiện hành (tính đến năm 2019), các cơ quan và cá nhân có thẩm quyền chứng thực bao gồm:

1. Phòng Tư pháp cấp huyện: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp huyện.
2. UBND cấp xã: Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao: Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự thực hiện chứng thực cho người Việt Nam ở nước ngoài.
4. Văn phòng công chứng/Phòng công chứng: Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao và chữ ký tương đương với UBND cấp xã.

Lời khuyên pháp lý cho người dân

Khi đi thực hiện chứng thực, nếu nhận thấy cán bộ tiếp nhận có dấu hiệu hẹn trả kết quả quá muộn so với quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn nên:

• Yêu cầu cán bộ giải thích rõ lý do chậm trễ.
• Nếu cần kéo dài thời gian, phải yêu cầu lập văn bản thỏa thuận rõ ràng.
• Trong trường hợp bị từ chối vô lý hoặc chậm trễ kéo dài, người dân có quyền khiếu nại lên người đứng đầu cơ quan đó hoặc cơ quan tư pháp cấp trên để bảo vệ quyền lợi.

Việc thực hiện đúng thời hạn không chỉ là trách nhiệm của cán bộ mà còn là quyền lợi hợp pháp của mỗi công dân trong một nền hành chính hiện đại, minh bạch.