Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi hoặc cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh là thủ tục hành chính bắt buộc đối với mọi loại hình kinh tế, bao gồm cả Doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, không phải lúc nào chủ doanh nghiệp cũng có thể trực tiếp có mặt tại cơ quan chức năng để thực hiện các thủ tục này. Khi đó, việc lập một bản Giấy ủy quyền đúng chuẩn pháp lý là vô cùng cần thiết.

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động về đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Doanh nghiệp 2014. Bên cạnh đó, trình tự và hồ sơ chi tiết được quy định cụ thể tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Về bản chất dân sự, việc ủy quyền phải tuân thủ các nguyên tắc chung được quy định tại Bộ luật dân sự 2015, đặc biệt là các quy định về đại diện và thời hạn ủy quyền.

Nội dung bắt buộc trong Giấy ủy quyền doanh nghiệp

Một bản Giấy ủy quyền để thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Thông tin Bên ủy quyền: Phải ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin của chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Thông tin Bên được ủy quyền: Cần chi tiết về họ tên, số Chứng minh nhân dân (hoặc Căn cước công dân/Hộ chiếu) còn hiệu lực, địa chỉ thường trú.
• Phạm vi ủy quyền: Đây là phần quan trọng nhất. Cần ghi rõ người được ủy quyền có quyền nộp hồ sơ, nhận kết quả, ký các giấy tờ liên quan và giải trình với cơ quan đăng ký kinh doanh nếu có yêu cầu.
• Thời hạn ủy quyền: Thông thường sẽ ghi là "cho đến khi hoàn thành công việc" hoặc một khoảng thời gian cụ thể.

Mẫu Giấy ủy quyền tham khảo

Dưới đây là mẫu văn bản được trình bày theo đúng quy chuẩn hành chính để quý doanh nghiệp có thể áp dụng ngay:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. Bên ủy quyền:

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………
Chủ doanh nghiệp: ……………………………… CMND số: …………………

II. Bên được ủy quyền:

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… cấp ngày ……………
Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ……… để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp cho Bên ủy quyền.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

IV. Thời hạn ủy quyền:

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi có thông báo chấm dứt ủy quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi người được ủy quyền đi thực hiện thủ tục, ngoài Giấy ủy quyền, họ phải xuất trình bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/Hộ chiếu) để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu.

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và Giấy ủy quyền chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh việc hồ sơ bị trả lại do thiếu sót về mặt pháp lý.