Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc ủy quyền quản lý phần vốn góp là một thủ tục pháp lý quan trọng, giúp các tổ chức, cá nhân linh hoạt trong việc thực hiện quyền sở hữu của mình. Đặc biệt, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, việc xác lập người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp phải được lập thành văn bản và thông báo cho doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý của việc ủy quyền quản lý phần vốn góp

Việc ủy quyền quản lý phần vốn góp không chỉ đơn thuần là một thỏa thuận dân sự mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật chuyên ngành. Cụ thể:

• Về hình thức và nội dung ủy quyền: Phải tuân thủ các quy định về đại diện tại Chương IX của Bộ luật Dân sự 2015.
• Về quyền và nghĩa vụ của người đại diện: Được quy định chi tiết tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014 về người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức.

Theo đó, văn bản ủy quyền phải được lập bằng văn bản, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của bên ủy quyền và người được ủy quyền. Trường hợp bên ủy quyền là tổ chức, văn bản này còn phải được đóng dấu hợp lệ.

Nội dung bắt buộc phải có trong Văn bản ủy quyền

Một văn bản ủy quyền quản lý phần vốn góp chuyên nghiệp và chặt chẽ cần đảm bảo các nội dung sau:

1. Thông tin các bên: Ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính (đối với tổ chức) và họ tên, số CMND/CCCD, hộ khẩu thường trú (đối với cá nhân).
2. Phạm vi ủy quyền: Đây là phần quan trọng nhất. Bên ủy quyền cần xác định rõ người được ủy quyền có quyền biểu quyết, quyền nhận cổ tức, hay quyền chuyển nhượng phần vốn góp đó hay không.
3. Thời hạn ủy quyền: Nếu không ghi rõ thời hạn, theo quy định tại khoản 3 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền sẽ được xác định theo quy định của pháp luật hoặc cho đến khi công việc ủy quyền hoàn thành.

Mẫu Văn bản ủy quyền quản lý phần vốn góp tham khảo

Dưới đây là mẫu văn bản được xây dựng dựa trên thực tiễn pháp lý năm 2018:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày ...... tháng ...... năm ......

VĂN BẢN ỦY QUYỀN QUẢN LÝ PHẦN VỐN GÓP

Bên ủy quyền: ....................................................................................................

Bên được ủy quyền: ................................................................................................

Nội dung ủy quyền: Quản lý toàn bộ phần vốn góp trị giá ................. VNĐ tại Công ty .................

Thời hạn ủy quyền: Từ ngày .../.../... đến ngày .../.../...

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Thứ nhất, người được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp. Thứ hai, việc ủy quyền không làm chấm dứt trách nhiệm của bên ủy quyền đối với các nghĩa vụ phát sinh từ phần vốn góp đó trừ khi có thỏa thuận khác.

Cuối cùng, doanh nghiệp nhận phần vốn góp cần lưu giữ văn bản ủy quyền này trong hồ sơ cổ đông/thành viên để đảm bảo tính hợp pháp của các quyết định tại cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông.

Việc soạn thảo văn bản ủy quyền cần sự tỉ mỉ và am hiểu pháp luật doanh nghiệp. Hy vọng mẫu văn bản và những phân tích trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.