Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ năm 2018, việc chuẩn hóa dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết. Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), việc thực hiện thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin là bước đi quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong các giao dịch kinh doanh.

Tại sao doanh nghiệp cần cập nhật thông tin đăng ký?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư cần thực hiện việc tách bạch giữa nội dung đăng ký doanh nghiệp và nội dung dự án đầu tư.

Việc cập nhật thông tin giúp doanh nghiệp có được mã số doanh nghiệp duy nhất (cũng là mã số thuế), thay thế cho số Giấy phép đầu tư cũ. Điều này không chỉ giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi sát sao tình hình hoạt động mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn khi thực hiện các thủ tục về thuế, bảo hiểm và ngân hàng.

Hồ sơ và mẫu giấy đề nghị cập nhật thông tin

Mẫu Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp được sử dụng hiện nay là mẫu quy định tại Phụ lục II-18 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 02/2017/TT-BKHĐT). Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ các thông tin về tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ và thông tin người đại diện theo pháp luật.

Nội dung chi tiết Giấy đề nghị cập nhật thông tin

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn để doanh nghiệp tham khảo và thực hiện:

TÊN DOANH NGHIỆP Số:..............

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ......, ngày...... tháng...... năm......

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố..............

Tên doanh nghiệp:....................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế:....................................................................

Số Giấy phép đầu tư:................................ Ngày cấp:.../.../... Nơi cấp: .........................

Nội dung đề nghị cập nhật:

• 1. Tên công ty (Tiếng Việt, Tiếng nước ngoài, Tên viết tắt).
• 2. Địa chỉ trụ sở chính và thông tin liên lạc (Điện thoại, Email, Website).
• 3. Ngành, nghề kinh doanh (Kê khai theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).
• 4. Vốn điều lệ và nguồn vốn (Vốn ngân sách, vốn tư nhân, vốn nước ngoài).
• 5. Thông tin về chủ sở hữu hoặc danh sách thành viên/cổ đông.
• 6. Người đại diện theo pháp luật.
• 7. Thông tin đăng ký thuế và năm tài chính.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký và ghi họ tên)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi thực hiện cập nhật thông tin theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ngành nghề kinh doanh: Phải được mã hóa theo ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế của Việt Nam. Nếu ngành nghề cũ không còn phù hợp, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh tương ứng.
• Vốn điều lệ: Cần ghi rõ giá trị bằng Đồng Việt Nam và giá trị tương đương theo đơn vị tiền nước ngoài (nếu có).
• Người đại diện: Trong trường hợp công ty có nhiều hơn 01 người đại diện theo pháp luật, phải kê khai đầy đủ thông tin của tất cả các cá nhân này.

Việc hoàn tất thủ tục này sẽ giúp doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động mở rộng đầu tư và kinh doanh trong tương lai.