Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty cổ phần, phiên họp Hội đồng quản trị (HĐQT) đóng vai trò then chốt trong việc đưa ra các quyết định chiến lược. Để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch, Phiếu biểu quyết là văn bản không thể thiếu nhằm ghi nhận ý chí của các thành viên HĐQT đối với từng vấn đề cụ thể.

Tầm quan trọng của Phiếu biểu quyết trong phiên họp HĐQT

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.

Việc sử dụng phiếu biểu quyết giúp:

• Lưu trữ bằng chứng pháp lý: Ghi nhận chính xác ý kiến của từng thành viên, phục vụ việc lập biên bản họp và giải quyết tranh chấp nếu có.
• Đảm bảo tính khách quan: Giúp các thành viên thể hiện quan điểm độc lập đối với các tờ trình, dự án hoặc phương án kinh doanh.
• Tuân thủ quy trình quản trị: Đáp ứng các yêu cầu về quản trị công ty niêm yết hoặc công ty có quy mô lớn.

Nội dung cơ bản của mẫu Phiếu biểu quyết

Một mẫu phiếu biểu quyết chuyên nghiệp cần đảm bảo các thông tin định danh và nội dung biểu quyết rõ ràng. Dưới đây là cấu trúc chi tiết mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

1. Thông tin định danh thành viên

Phiếu phải ghi rõ họ tên thành viên HĐQT, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân và địa chỉ thường trú để xác định tư cách đại biểu tham gia biểu quyết.

2. Nội dung các vấn đề cần biểu quyết

Các vấn đề đưa ra biểu quyết phải khớp với chương trình họp đã được thông báo. Thông thường, mỗi vấn đề sẽ có 03 lựa chọn: Đồng ý, Không đồng ý và Ý kiến khác.

Lưu ý về tính hợp lệ của phiếu:

• Thành viên vui lòng đánh dấu "√" vào ô thích hợp.
• Phiếu hợp lệ là phiếu có trả lời cụ thể theo các lựa chọn trên.
• Phiếu không hợp lệ là phiếu không có bất cứ ý kiến nào hoặc có từ 02 ý kiến trở lên cho cùng một vấn đề.

Mẫu Phiếu biểu quyết tham khảo

Dưới đây là mẫu phiếu biểu quyết được trình bày chuẩn xác để quý doanh nghiệp áp dụng trong các phiên họp:

Quy định về thông qua quyết định của HĐQT

Căn cứ khoản 4 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2014, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Do đó, việc kiểm phiếu và lưu giữ phiếu biểu quyết cùng với biên bản họp là nghĩa vụ bắt buộc của Thư ký công ty hoặc người ghi biên bản để đảm bảo tính hợp pháp của các nghị quyết HĐQT sau này.