Tại sao cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót?

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng là tình huống thường gặp. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định về thuế, kế toán cần nắm vững quy trình xử lý, đặc biệt là việc lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Kế toán kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn GTGT trước khi thực hiện điều chỉnh (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng (Bối cảnh năm 2019)

Tại thời điểm năm 2019, việc quản lý và sử dụng hóa đơn được điều chỉnh bởi các văn bản quan trọng sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung nhằm cải cách thủ tục hành chính thuế.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT và quản lý thuế.

Theo khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC: Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn pháp lý

Dưới đây là mẫu biên bản được trình bày chuyên nghiệp, đầy đủ các thông tin cần thiết để doanh nghiệp tư nhân áp dụng:

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP SAI

(Số: .... - Ký hiệu: .... - Ngày: ..../..../2019)

- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính.

- Căn cứ thỏa thuận giữa hai bên về việc điều chỉnh sai sót trên hóa đơn.

Hôm nay, ngày .... tháng .... năm 2019, tại văn phòng Công ty ...................., chúng tôi gồm có:

BÊN GIAO HÓA ĐƠN (BÊN A): ............................................................

Địa chỉ: ........................................................................................................

Mã số thuế: .................................................................................................

Đại diện: ........................................... Chức vụ: ........................................

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN (BÊN B): ............................................................

Địa chỉ: ........................................................................................................

Mã số thuế: .................................................................................................

Đại diện: ........................................... Chức vụ: ........................................

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn số: .............., ký hiệu: .............., ngày ..../..../2019 với nội dung cụ thể như sau:

1. Lý do điều chỉnh: (Ví dụ: Viết sai tên hàng hóa, sai đơn giá, hoặc sai tiền thuế...)

......................................................................................................................

2. Nội dung trước khi điều chỉnh:

......................................................................................................................

3. Nội dung sau khi điều chỉnh:

......................................................................................................................

Hai bên cam kết nội dung trên là đúng sự thật và cùng chịu trách nhiệm trước pháp luật. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Việc ký kết biên bản điều chỉnh cần được thực hiện bởi người có thẩm quyền (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản

Khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn, kế toán doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý:

• Ngày trên biên bản: Phải trùng với ngày trên hóa đơn điều chỉnh.
• Nội dung điều chỉnh: Nếu điều chỉnh tăng/giảm số lượng, đơn giá, thuế suất... thì hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
• Chữ ký và dấu: Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu của cả hai bên mua và bán.

Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn mà còn đảm bảo quyền lợi khi quyết toán thuế sau này.