Mẫu TK1-TS là gì và tại sao doanh nghiệp tư nhân cần quan tâm?

Trong hoạt động quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp tư nhân, việc thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) là nghĩa vụ bắt buộc. Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế) đóng vai trò là văn bản pháp lý đầu tiên để cơ quan BHXH thiết lập mã số và quản lý quá trình đóng - hưởng của người lao động.

Nhân viên nhân sự đang hoàn thiện tờ khai TK1-TS cho người lao động (ảnh minh họa)

Tính đến thời điểm tháng 3 năm 2019, việc kê khai mẫu này được thực hiện theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Các trường hợp bắt buộc phải lập Tờ khai TK1-TS

Người lao động và doanh nghiệp cần lập tờ khai này trong các tình huống cụ thể sau:

• Người lao động mới tham gia: Khi bắt đầu ký hợp đồng lao động và chưa từng được cấp mã số BHXH.
• Điều chỉnh thông tin cá nhân: Khi có sự thay đổi về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch hoặc dân tộc.
• Thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh: Khi người lao động có nhu cầu đổi bệnh viện đăng ký BHYT ban đầu.
• Mất hoặc hỏng sổ BHXH, thẻ BHYT: Kê khai để làm thủ tục cấp lại.

Sổ Bảo hiểm xã hội là tài sản quan trọng của người lao động (ảnh minh họa)

Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai TK1-TS chuẩn xác

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại, người kê khai cần lưu ý các mục trọng tâm sau:

1. Phần kê khai bắt buộc (Dành cho người chưa có mã số BHXH)

• [01] Họ và tên: Phải viết chữ IN HOA có dấu. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
• [06] Nơi đăng ký giấy khai sinh: Ghi rõ địa danh hành chính 3 cấp (Xã, Huyện, Tỉnh) theo đúng giấy khai sinh gốc.
• [07] Địa chỉ nhận hồ sơ: Đây là địa chỉ để cơ quan BHXH gửi trả kết quả, cần ghi chi tiết số nhà, tên đường.

2. Phần kê khai chung (Dành cho người đã có mã số BHXH)

• [09] Mã số BHXH: Ghi 10 số định danh đã được cấp. Nếu không nhớ, có thể tra cứu tại cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam.
• [14] Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi rõ mục đích. Ví dụ: "Thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu từ Bệnh viện A sang Bệnh viện B".

Theo Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH, người tham gia BHXH, BHYT có trách nhiệm kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin vào Tờ khai TK1-TS và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã kê khai.

Phụ lục thành viên hộ gia đình: Khi nào cần kê khai?

Phụ lục này chỉ bắt buộc đối với những người chưa có mã số BHXH. Mục đích là để cơ quan bảo hiểm xác định hộ gia đình và cấp mã số định danh duy nhất. Doanh nghiệp tư nhân khi tuyển dụng lao động mới chưa từng đi làm ở đâu cần đặc biệt lưu ý hướng dẫn nhân viên hoàn thiện phần này.

Những sai sót thường gặp khi doanh nghiệp tư nhân nộp mẫu TK1-TS

Trong quá trình hỗ trợ các doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị chậm trễ:

1. Sai lệch thông tin giữa tờ khai và giấy tờ tùy thân: Đặc biệt là ngày tháng năm sinh và số CMND/Thẻ căn cước.
2. Thiếu chữ ký xác nhận: Tờ khai phải có chữ ký của người lao động và dấu xác nhận của đơn vị sử dụng lao động (trong trường hợp thay đổi thông tin nhân thân).
3. Không đính kèm hồ sơ chứng minh: Khi thay đổi thông tin quan trọng như họ tên, ngày sinh, cần đính kèm bản sao giấy khai sinh hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Việc nắm vững cách lập Tờ khai TK1-TS không chỉ giúp doanh nghiệp tư nhân tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi kịp thời cho người lao động. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất trong năm 2019.