Viết sai hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là tình huống "dở khóc dở cười" mà hầu như kế toán nào cũng từng ít nhất một lần gặp phải trong quá trình làm việc. Đặc biệt trong bối cảnh năm 2018, khi các quy định về hóa đơn giấy vẫn đang chiếm ưu thế, việc nắm vững kỹ thuật xử lý sai sót không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo thuế.

Căn cứ vào quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tùy vào từng thời điểm phát hiện sai sót mà chúng ta có các cách xử lý khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho 3 trường hợp phổ biến nhất.

1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua

Đây là trường hợp đơn giản nhất và ít gây rắc rối nhất cho kế toán. Nếu bạn vừa đặt bút viết hoặc in xong mà phát hiện sai sót ngay tại chỗ, hãy thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn lập sai. Lưu ý phải gạch chéo hết cả 3 liên (liên 1 lưu, liên 2 giao khách hàng, liên 3 nội bộ).
• Bước 2: Lưu giữ số hóa đơn lập sai này tại cuống của quyển hóa đơn. Tuyệt đối không được xé rời khỏi cuống nếu chưa cần thiết, hoặc nếu đã xé thì phải kẹp trả lại đúng vị trí cũ.
• Bước 3: Lập hóa đơn mới thay thế chính xác các thông tin.

2. Hóa đơn viết sai đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

Trường hợp này xảy ra khi hóa đơn đã rời khỏi văn phòng người bán, khách hàng đã cầm hóa đơn nhưng cả hai bên đều chưa thực hiện kê khai thuế vào tờ khai mẫu số 01/GTGT hàng tháng hoặc hàng quý.

Quy trình xử lý theo khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

"Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai."

• Lập biên bản thu hồi hóa đơn: Biên bản phải ghi rõ lý do thu hồi (ví dụ: sai mã số thuế, sai tên công ty, sai đơn giá...). Cả hai bên ký tên, đóng dấu xác nhận.
• Thu hồi hóa đơn sai: Người bán thu hồi lại liên 2 đã giao cho người mua.
• Xử lý hóa đơn: Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn sai và lập hóa đơn mới giao cho khách hàng.

3. Hóa đơn viết sai đã giao cho người mua và đã kê khai thuế

Đây là trường hợp phức tạp nhất vì ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ đã báo cáo với cơ quan thuế. Lúc này, bạn không được thu hồi hay hủy hóa đơn mà phải lập Hóa đơn điều chỉnh.

Theo khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

• Lập biên bản điều chỉnh: Hai bên lập văn bản ghi rõ sai sót cần điều chỉnh.
• Lập hóa đơn điều chỉnh: Trên hóa đơn phải ghi rõ: "Điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT... cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày... tháng... năm...".
• Lưu ý đặc biệt: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Nếu điều chỉnh giảm thì ghi số dương và ghi rõ là điều chỉnh giảm.

Dựa trên hóa đơn điều chỉnh này, cả người bán và người mua sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số và thuế vào kỳ kê khai hiện tại (kỳ phát hiện sai sót).

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để hạn chế tối đa việc viết sai hóa đơn, kế toán nên yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin qua email hoặc bản sao giấy phép kinh doanh. Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống, hãy kiểm tra lại một lần nữa các tiêu thức quan trọng như: Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, và đặc biệt là số tiền bằng chữ phải khớp với số tiền bằng số.

Việc tuân thủ đúng quy trình tại Thông tư 39/2014/TT-BTC không chỉ giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh kiểm tra thuế sau này.