Trong quá trình hoạt động, vì lý do mở rộng thị trường, thay đổi chiến lược thương hiệu hoặc tái cấu trúc, việc thay đổi tên doanh nghiệp là nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên, đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, thủ tục này không chỉ đơn thuần là đặt một cái tên mới mà còn kéo theo hàng loạt các nghĩa vụ pháp lý đi kèm. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

1. Các trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp cần lưu ý

Việc thay đổi tên có thể diễn ra ở nhiều cấp độ khác nhau, mỗi trường hợp lại có những yêu cầu riêng biệt về mặt hồ sơ và hậu kiểm:

• Thay đổi tên tiếng Việt: Đây là thay đổi quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bắt buộc phải khắc lại con dấu pháp nhân.
• Thay đổi tên tiếng nước ngoài: Thường dùng để giao dịch quốc tế. Nếu chỉ đổi tên nước ngoài mà giữ nguyên tên tiếng Việt, doanh nghiệp không nhất thiết phải đổi con dấu (trừ khi con dấu có khắc kèm tên nước ngoài).
• Thay đổi tên viết tắt: Tương tự như tên tiếng nước ngoài, việc thay đổi này cần được cập nhật để đảm bảo tính thống nhất trong các hợp đồng và tài liệu giao dịch.

Chuyên gia pháp lý tư vấn về việc lựa chọn tên doanh nghiệp mới phù hợp quy định (ảnh minh họa)

2. Quy trình 6 bước thay đổi tên Công ty TNHH 2 thành viên chuyên sâu

Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt trình tự được quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP:

Bước 1: Tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của tên mới

Trước khi họp Hội đồng thành viên, người đại diện pháp luật cần truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra xem tên dự định thay đổi có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn hay không. Việc này giúp tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại do vi phạm điều cấm về đặt tên tại Điều 38, Điều 39 và Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2014.

Bước 2: Soạn thảo và thông qua hồ sơ nội bộ

Hội đồng thành viên phải họp và ra nghị quyết về việc thay đổi tên. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên.
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).

Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại bộ phận một cửa (ảnh minh họa)

Bước 3: Nộp hồ sơ và nộp lệ phí

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Lệ phí đăng ký là 50.000 đồng theo quy định tại Thông tư 215/2016/TT-BTC. Đáng chú ý, nếu thực hiện qua mạng điện tử, doanh nghiệp sẽ được miễn lệ phí này.

Bước 4: Nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Lưu ý rằng từ ngày 10/10/2018, khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực, một số biểu mẫu và quy trình sẽ được tinh giản hơn nữa để hỗ trợ doanh nghiệp.

Bước 5: Xử lý con dấu pháp nhân

Sau khi có tên mới, doanh nghiệp liên hệ cơ sở khắc dấu để làm con dấu mới. Sau đó, phải gửi thông báo mẫu con dấu cho Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.

Bước 6: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Việc thay đổi tên phải được thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được thay đổi.

3. Những việc cần làm ngay sau khi đổi tên để tránh bị xử phạt

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng có Giấy phép mới là xong, nhưng thực tế các rủi ro pháp lý thường phát sinh sau đó:

"Việc thay đổi tên doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp" - Trích khoản 4 Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2014.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các công việc sau:

1. Thông báo cho cơ quan Thuế và xử lý hóa đơn: Nếu tiếp tục dùng hóa đơn cũ, phải đóng dấu tên mới lên hóa đơn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (mẫu TB04/AC).
2. Cập nhật thông tin ngân hàng: Thay đổi tên chủ tài khoản và mẫu chữ ký/con dấu tại ngân hàng giao dịch.
3. Thông báo cho đối tác, khách hàng: Gửi văn bản chính thức để điều chỉnh các hợp đồng kinh tế đang thực hiện.
4. Thay đổi biển hiệu: Treo biển hiệu mới tại trụ sở chính và các chi nhánh, văn phòng đại diện.

Việc nắm vững quy trình và thực hiện đúng các bước hậu kiểm sẽ giúp Công ty TNHH 2 thành viên vận hành ổn định dưới danh nghĩa pháp nhân mới, tránh được các rắc rối về thanh tra thuế hay tranh chấp hợp đồng không đáng có.