Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp năm 2019, việc xảy ra sai sót khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu không nắm vững các quy định về xử lý sai sót, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro về truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính. Tại thời điểm tháng 03/2019, việc xử lý hóa đơn sai sót được thực hiện nghiêm ngặt theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Kế toán thực hiện kiểm tra và xử lý hóa đơn sai sót tại văn phòng năm 2019 (ảnh minh họa)

1. Xử lý hóa đơn giấy viết sai theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Đối với các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in), quy trình xử lý sai sót được quy định cụ thể tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn lập sai nhưng chưa giao cho người mua

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Nếu phát hiện sai sót khi hóa đơn vẫn còn trên cuống (chưa xé rời giao cho khách), kế toán chỉ cần:

• Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
• Lưu giữ số hóa đơn này tại quyển hóa đơn để phục vụ việc quyết toán sau này.
• Lập hóa đơn mới thay thế đúng quy định.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

Nếu hóa đơn đã xé rời và giao cho khách hàng, nhưng cả hai bên bán và mua đều chưa thực hiện kê khai thuế trên phần mềm HTKK, quy trình xử lý như sau:

• Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (Biên bản thu hồi hóa đơn).
• Người bán gạch chéo các liên hóa đơn thu hồi và lưu giữ lại.
• Người bán lập hóa đơn mới giao cho người mua.

Trường hợp 3: Hóa đơn đã lập, giao cho người mua và đã kê khai thuế

Đây là trường hợp phức tạp nhất. Khi cả hai bên đã kê khai thuế mà phát hiện sai sót về số lượng, đơn giá, thuế suất... thì không được hủy hóa đơn mà phải thực hiện điều chỉnh:

"Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót."

Lưu ý quan trọng: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số và thuế tương ứng.

Việc ký biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn là bắt buộc khi đã kê khai thuế (ảnh minh họa)

2. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Năm 2019, nhiều doanh nghiệp đã chuyển dịch sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc xử lý sai sót đối với loại hình này tuân thủ Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

Nếu phát hiện sai sót trong giai đoạn này, việc hủy hóa đơn chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên. Người bán thực hiện lệnh hủy trên hệ thống và lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Trên hóa đơn mới phải ghi rõ dòng chữ: "Hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu..., gửi ngày... tháng... năm".

Hóa đơn điện tử đã lập và đã kê khai thuế

Tương tự hóa đơn giấy, khi đã kê khai thuế, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hóa đơn này cũng không được ghi số âm và phải ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn gốc số bao nhiêu.

3. Một số lưu ý đặc biệt về sai sót thông tin không trọng yếu

Theo hướng dẫn tại Thông tư 26/2015/TT-BTC, trường hợp hóa đơn viết sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Việc tuân thủ đúng bối cảnh pháp luật năm 2019 giúp kế toán tự tin trong các kỳ quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh kèm theo hóa đơn gốc để giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.