Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, việc sai sót khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, tại thời điểm năm 2019, các quy định về xử lý hóa đơn sai sót có những đặc thù riêng biệt so với quy định hiện hành. Nếu không nắm vững quy trình tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với các rủi ro về thuế và xử phạt hành chính.

Kế toán cần cẩn trọng khi xử lý các hóa đơn sai sót để đảm bảo tính hợp lệ (ảnh minh họa)

1. Xử lý sai sót đối với hóa đơn giấy (Hóa đơn đặt in, tự in)

Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tùy vào từng thời điểm phát hiện sai sót mà kế toán có cách xử lý khác nhau:

Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Khi phát hiện sai sót nhưng hóa đơn vẫn còn trên cuống (chưa xé rời) hoặc đã xé nhưng chưa giao cho khách hàng, kế toán thực hiện:

• Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
• Lập hóa đơn mới thay thế đúng quy định.
• Lưu giữ hóa đơn viết sai tại quyển hóa đơn để phục vụ việc quyết toán sau này.

Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

Nếu hóa đơn đã được xé rời và giao cho khách hàng, nhưng cả hai bên bán và mua đều chưa thực hiện kê khai thuế GTGT cho hóa đơn đó, quy trình xử lý như sau:

• Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (không dùng biên bản hủy hóa đơn trong trường hợp này).
• Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn vừa thu hồi.
• Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ. Hóa đơn mới phải ghi rõ ngày lập là ngày hiện tại.

Mẫu hóa đơn GTGT truyền thống được sử dụng phổ biến trong năm 2019 (ảnh minh họa)

Trường hợp 3: Hóa đơn viết sai đã giao cho người mua và đã kê khai thuế

Đây là trường hợp phức tạp nhất. Khi một trong hai bên hoặc cả hai bên đã kê khai thuế, kế toán không được thu hồi hóa đơn mà phải thực hiện điều chỉnh:

• Hai bên lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: "Điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày... tháng... năm".
• Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Nếu điều chỉnh giảm thì ghi chữ để thể hiện việc giảm trừ.

2. Xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử (HĐĐT)

Năm 2019, việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể tại Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:

• Nếu chưa giao cho người mua: Hủy hóa đơn điện tử cũ khi có sự đồng ý của hai bên và lập hóa đơn điện tử mới.
• Nếu đã giao cho người mua và đã kê khai thuế: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hóa đơn này phải có chữ ký điện tử của cả hai bên (nếu người mua có chữ ký số) và ghi rõ nội dung điều chỉnh.

"Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua." - Trích khoản 1 Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

3. Lời khuyên pháp lý để tránh bị xử phạt

Việc xử lý sai sót hóa đơn cần được thực hiện ngay khi phát hiện để tránh các chế tài theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Luôn lập biên bản thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên trước khi lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.
• Kiểm tra kỹ thông tin Mã số thuế, Tên công ty và Địa chỉ trước khi xuất hóa đơn mới.
• Đối với các sai sót không làm thay đổi số thuế phải nộp (như sai địa chỉ nhưng đúng mã số thuế), có thể chỉ cần lập biên bản điều chỉnh mà không nhất thiết phải lập hóa đơn mới (theo hướng dẫn tại một số công văn của Tổng cục Thuế thời điểm đó).

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn GTGT sai sót trong bối cảnh pháp luật năm 2019. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn bảo vệ quyền lợi tối đa trước cơ quan thuế.