Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phát hiện sai sót trên tờ khai hải quan là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy trình khai bổ sung để tránh các rủi ro pháp lý và bị xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức khai bổ sung hồ sơ hải quan theo quy định tại Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Khi nào doanh nghiệp được phép khai bổ sung hồ sơ hải quan?

Việc khai bổ sung hồ sơ hải quan được chia thành hai giai đoạn chính: trước và sau khi hàng hóa được thông quan. Mỗi giai đoạn sẽ có những điều kiện và hệ quả pháp lý khác nhau mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Khai bổ sung đối với hàng hóa đang trong thời gian giải quyết thông quan

Theo quy định, doanh nghiệp có quyền khai bổ sung thông tin hồ sơ hải quan trong các trường hợp sau:

• Trước khi có kết quả phân luồng: Doanh nghiệp được tự ý khai bổ sung nếu phát hiện sai sót trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo kết quả phân luồng tờ khai.
• Sau khi có kết quả phân luồng nhưng trước khi thông quan: Doanh nghiệp vẫn được phép khai bổ sung nhưng có thể bị xử lý vi phạm hành chính tùy theo mức độ sai sót.
• Theo yêu cầu của cơ quan hải quan: Trong quá trình kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa, nếu cơ quan hải quan phát hiện sự không phù hợp, doanh nghiệp phải thực hiện khai bổ sung theo yêu cầu.

2. Khai bổ sung đối với hàng hóa đã được thông quan

Đối với hàng hóa đã hoàn tất thủ tục thông quan, việc khai bổ sung vẫn có thể thực hiện được (trừ các nội dung liên quan đến giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành) trong các thời hạn sau:

• Trong vòng 60 ngày kể từ ngày thông quan: Nếu doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và thực hiện khai bổ sung trước khi cơ quan hải quan có quyết định kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra.
• Quá thời hạn 60 ngày: Doanh nghiệp vẫn được khai bổ sung nếu chưa có quyết định kiểm tra/thanh tra, nhưng chắc chắn sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Quy trình thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan chuẩn xác

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện thủ tục thông qua Hệ thống VNACCS hoặc Cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến của Hải quan Việt Nam. Tùy vào trạng thái của tờ khai, cách thức thực hiện sẽ khác nhau:

• Tờ khai chưa đăng ký: Doanh nghiệp chỉ cần gọi lại tờ khai trên phần mềm, chỉnh sửa trực tiếp các chỉ tiêu sai sót và đính kèm chứng từ bổ sung.
• Tờ khai đã đăng ký thành công: Doanh nghiệp phải mở tờ khai bổ sung theo hướng dẫn tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC).

Những lưu ý "vàng" để tránh rủi ro pháp lý

Để quá trình khai bổ sung diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần ghi nhớ các điểm sau:

"Người khai hải quan được khai bổ sung hồ sơ hải quan sau khi Hệ thống phân luồng tờ khai nhưng trước khi thông quan nếu phát hiện sai sót trong việc khai hải quan..." (Trích dẫn tinh thần quy định tại Điều 29 Luật Hải quan 2014).

• Thời hạn phản hồi: Khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan, doanh nghiệp phải hoàn thành việc khai bổ sung trong vòng 05 ngày làm việc.
• Hồ sơ giấy: Nếu thực hiện thủ tục bằng văn bản giấy, doanh nghiệp cần nộp 02 bản chính văn bản đề nghị khai bổ sung kèm chứng từ liên quan.
• Sự cố hàng thừa/thiếu: Trường hợp sai lệch số lượng, trọng lượng hàng rời, doanh nghiệp cần xuất trình phiếu cân hàng hoặc biên bản giám định tại hiện trường cho công chức hải quan giám sát.

Việc nắm vững các quy định về khai bổ sung không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn giảm thiểu đáng kể thời gian và chi phí phát sinh trong quá trình thông quan hàng hóa.