Trong bối cảnh các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC) ngày càng được siết chặt, việc thiết lập và duy trì một bộ hồ sơ quản lý chuẩn chỉnh không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là tấm lá chắn bảo vệ tài sản và tính mạng con người tại doanh nghiệp. Đối với mô hình Công ty hợp danh, việc phân định rõ loại hình cơ sở để lập hồ sơ tương ứng là bước đi tiên quyết.

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 136/2020/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 50/2024/NĐ-CP, hồ sơ PCCC được chia thành hai nhóm chính dựa trên mức độ nguy hiểm về cháy, nổ của cơ sở.

1. Hồ sơ đối với cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ

Nếu Công ty hợp danh của bạn vận hành các nhà kho, xưởng sản xuất hoặc văn phòng nằm trong danh mục cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ, bộ hồ sơ cần được chuẩn bị cực kỳ chi tiết, bao gồm:

• Hệ thống văn bản nội bộ: Các quy định, nội quy, quy trình và văn bản chỉ đạo về PCCC do người đại diện pháp luật ký ban hành.
• Hồ sơ kỹ thuật: Bản thiết kế, văn bản thẩm duyệt và biên bản nghiệm thu về PCCC. Đây là bằng chứng cho thấy công trình đạt chuẩn an toàn ngay từ khâu xây dựng.
• Sơ đồ thực địa: Bản vẽ bố trí công nghệ, hệ thống kỹ thuật và các vật tư nguy hiểm. Đặc biệt phải thể hiện rõ vị trí các nguồn nước chữa cháy lân cận.
• Lực lượng tại chỗ: Quyết định thành lập Đội PCCC cơ sở kèm theo danh sách thành viên đã được huấn luyện nghiệp vụ.
• Phương án tác chiến: Phương án chữa cháy của cơ sở đã được cơ quan Công an phê duyệt và báo cáo kết quả thực tập phương án định kỳ.

2. Hồ sơ đối với cơ sở thuộc diện quản lý nhưng chưa có nguy hiểm cháy, nổ

Với các văn phòng quy mô nhỏ hoặc lĩnh vực kinh doanh ít rủi ro hơn, yêu cầu về hồ sơ có phần tinh gọn hơn nhưng vẫn phải đảm bảo các đầu mục cốt lõi:

• Nội quy, quy định về an toàn PCCC niêm yết tại trụ sở.
• Quyết định thành lập và duy trì hoạt động của Đội PCCC cơ sở.
• Phương án chữa cháy tự xây dựng và phê duyệt nội bộ.
• Sổ theo dõi phương tiện PCCC (bình chữa cháy, hệ thống báo cháy...) và sổ nhật ký tuyên truyền, huấn luyện.

3. Những lưu ý quan trọng khi lưu trữ và cập nhật hồ sơ

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là lập hồ sơ xong rồi "cất tủ". Theo quy định, hồ sơ PCCC phải là một thực thể "sống":

"Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm tổ chức lập, lưu giữ và cập nhật hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy. Khi có sự thay đổi về quy mô, tính chất sử dụng dẫn đến thay đổi các điều kiện an toàn PCCC, hồ sơ phải được bổ sung kịp thời."

Việc thiếu sót hoặc không cập nhật hồ sơ có thể dẫn đến những mức phạt hành chính nặng nề khi có đoàn kiểm tra liên ngành, thậm chí là đình chỉ hoạt động nếu vi phạm nghiêm trọng các điều kiện an toàn quy định tại Điều 5 Nghị định 136/2020/NĐ-CP.

Lời khuyên cho Công ty hợp danh: Hãy chỉ định một thành viên hợp danh hoặc nhân sự chuyên trách chịu trách nhiệm chính về hồ sơ này. Việc kiểm tra định kỳ hàng tháng đối với các thiết bị và cập nhật sổ theo dõi sẽ giúp doanh nghiệp luôn trong tư thế sẵn sàng trước mọi tình huống.