Trong quản trị doanh nghiệp, việc tuân thủ các thủ tục hành chính về lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp đơn vị tránh được những rủi ro tài chính đáng tiếc. Một trong những thủ tục quan trọng nhưng thường bị bỏ quên chính là báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ. Vậy thời hạn nộp báo cáo là khi nào và mức phạt cụ thể ra sao nếu doanh nghiệp lỡ hẹn?

Thời hạn "vàng" để nộp báo cáo thay đổi lao động định kỳ

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng lao động theo hai đợt trong năm:

• Báo cáo 06 tháng đầu năm: Hạn cuối là trước ngày 05 tháng 6 hàng năm.
• Báo cáo hằng năm: Hạn cuối là trước ngày 05 tháng 12 hàng năm.

Nội dung này được pháp luật quy định cụ thể như sau:

"2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện..."

Như vậy, doanh nghiệp cần chủ động rà soát danh sách nhân sự và thực hiện khai báo trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi bản giấy đến cơ quan chức năng đúng thời hạn nêu trên.

Mức phạt nặng tay khi doanh nghiệp "lỡ hẹn" báo cáo

Việc không báo cáo hoặc chậm nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động không chỉ là một thiếu sót hành chính đơn thuần mà còn bị coi là hành vi vi phạm pháp luật lao động. Căn cứ vào điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt được quy định rất rõ ràng.

Cụ thể, đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định, mức phạt tiền được áp dụng như sau:

• Đối với cá nhân là người sử dụng lao động: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Đối với tổ chức (doanh nghiệp): Mức phạt sẽ gấp đôi, dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định này).

Lời khuyên cho bộ phận nhân sự và chủ doanh nghiệp

Để tránh những khoản phạt không đáng có, bộ phận nhân sự cần thiết lập hệ thống nhắc lịch định kỳ vào cuối tháng 5 và tháng 11 hàng năm. Việc chuẩn bị dữ liệu sớm không chỉ giúp báo cáo chính xác mà còn tạo điều kiện để xử lý các sai sót về thông tin bảo hiểm xã hội của người lao động nếu có.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hình thức báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia để tiết kiệm thời gian và dễ dàng lưu trữ, đối chiếu hồ sơ sau này. Trong trường hợp có vướng mắc về cách phân loại vị trí việc làm (như nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao...), đơn vị nên tham khảo kỹ hướng dẫn tại Phụ lục kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP để đảm bảo tính chính xác của văn bản.