Trong giao dịch thuê nhà, thời điểm hợp đồng hết hạn thường được coi là lúc "đường ai nấy đi". Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều tranh chấp dở khóc dở cười đã xảy ra chỉ vì các bên bỏ qua một thủ tục tưởng chừng đơn giản: Thanh lý hợp đồng. Vậy pháp luật hiện hành quy định thế nào về vấn đề này?

Hợp đồng thuê nhà hết hạn có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý?

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023, không có điều khoản nào dùng từ ngữ "bắt buộc" các bên phải ký một văn bản mang tên "Biên bản thanh lý" khi hợp đồng hết hạn. Tuy nhiên, nghĩa vụ trả lại tài sản và chấm dứt quyền lợi, nghĩa vụ lại được quy định rất rõ ràng.

Cụ thể, tại Điều 163 Luật Nhà ở 2023, hợp đồng thuê nhà ở sẽ chấm dứt trong các trường hợp sau:

• Hợp đồng thuê nhà ở hết hạn; trường hợp hợp đồng không xác định thời hạn thì hợp đồng chấm dứt sau 90 ngày, kể từ ngày bên cho thuê nhà ở thông báo cho bên thuê nhà ở biết việc chấm dứt hợp đồng;
• Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng;
• Nhà ở cho thuê không còn;
• Bên thuê nhà ở chết hoặc có tuyên bố của Tòa án là đã chết mà khi chết không có ai cùng chung sống;
• Nhà ở cho thuê bị hư hỏng nặng có nguy cơ sập đổ hoặc nằm trong khu vực đã có quyết định thu hồi đất...

Mặc dù luật không ép buộc về hình thức văn bản thanh lý, nhưng Điều 474 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về nghĩa vụ trả lại tài sản thuê như sau:

"Bên thuê phải trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng tình trạng như đã thỏa thuận; nếu giá trị của tài sản thuê giảm sút so với tình trạng khi nhận thì bên cho thuê có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ hao mòn tự nhiên."

Những rủi ro "nhãn tiền" khi bỏ qua bước thanh lý hợp đồng

Việc lập biên bản thanh lý không chỉ là thủ tục hình thức mà là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ cả hai bên:

1. Tranh chấp về tình trạng tài sản

Nếu không có biên bản xác nhận tình trạng nhà tại thời điểm trả, chủ nhà có thể bắt lỗi những hư hỏng vốn đã có từ trước để trừ tiền cọc của khách. Ngược lại, khách thuê có thể làm hư hại thiết bị mà chủ nhà không có căn cứ để đòi bồi thường sau khi khách đã dời đi.

2. Rắc rối về tiền đặt cọc

Biên bản thanh lý là nơi ghi nhận rõ ràng số tiền cọc đã hoàn trả hoặc số tiền khấu trừ (nếu có). Thiếu văn bản này, bên thuê rất khó khởi kiện nếu bên cho thuê cố tình chiếm dụng tiền cọc.

3. Nghĩa vụ thanh toán các loại phí

Các loại hóa đơn điện, nước, internet thường có độ trễ. Biên bản thanh lý giúp chốt chỉ số cuối cùng, tránh việc bên thuê đã đi nhưng vẫn bị truy thu nợ cước phát sinh sau đó.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà chuẩn pháp lý 2025

Dưới đây là mẫu biên bản cập nhật theo các quy định mới nhất mà bạn có thể tham khảo và áp dụng ngay:

Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng vì ngại ngần hay tin tưởng tuyệt đối mà bỏ qua biên bản thanh lý. Một chữ ký xác nhận lúc này có thể giúp bạn tránh được những vụ kiện tụng kéo dài hàng tháng trời về sau.