Quy định mới về đăng ký thông tin lao động từ ngày 01/7/2026

Bắt đầu từ ngày 01/7/2026, quy trình đăng ký thông tin lao động gắn liền với thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc sẽ chính thức được chuẩn hóa theo quy định tại Quyết định 645/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ và Nghị định 318/2025/NĐ-CP. Đây là bước chuyển mình quan trọng nhằm số hóa dữ liệu thị trường lao động, kết nối đồng bộ Cơ sở dữ liệu quốc gia về lao động với Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

Hồ sơ và thành phần thông tin đăng ký lao động gồm những gì?

Theo hướng dẫn tại Mục 1 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV, người sử dụng lao động khi làm thủ tục đăng ký mới hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH bắt buộc cho nhân sự cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ chuẩn chỉnh bao gồm:

• Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Các thông tin bổ sung bắt buộc về tình trạng việc làm và người sử dụng lao động được kê khai chi tiết theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, như: chức vụ, chức danh nghề, loại hợp đồng lao động, địa điểm làm việc, mã số doanh nghiệp và ngành kinh tế chính.

Đối tượng áp dụng và quy trình 3 bước thực hiện đăng ký thông tin lao động

Toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đều phải thực hiện việc đăng ký này. Thời điểm triển khai bắt đầu đồng loạt từ ngày 01/7/2026.

Quy trình đăng ký được tích hợp khép kín qua 3 bước tiện lợi:

1. Bước 1 - Người lao động kê khai: Cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn, chức danh công việc vào Tờ khai đăng ký BHXH cho bộ phận nhân sự và chịu trách nhiệm pháp lý về tính trung thực của thông tin.
2. Bước 2 - Doanh nghiệp tổng hợp và nộp hồ sơ: Khi làm thủ tục nộp mới hoặc điều chỉnh danh sách tham gia BHXH, người sử dụng lao động đồng thời gửi dữ liệu đăng ký lao động lên hệ thống thông tin của cơ quan BHXH.
3. Bước 3 - Cơ quan BHXH tiếp nhận và đồng bộ dữ liệu: Sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH xử lý và tự động chia sẻ, đồng bộ dữ liệu này sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về lao động.

Khung phạt nặng tiền triệu cho hành vi không đăng ký thông tin lao động

Việc bỏ sót hoặc trì hoãn không đăng ký thông tin lao động sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định tại Điều 12 Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Cụ thể:

• Đối với người lao động: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng nếu không cung cấp, cung cấp không đầy đủ hoặc gian lận thông tin đăng ký lao động.
• Đối với doanh nghiệp (người sử dụng lao động): Áp dụng nguyên tắc phạt tiền gấp 02 lần so với cá nhân (theo quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP), mức phạt phụ thuộc vào quy mô số lao động vi phạm.

Bảng tổng hợp mức xử phạt vi phạm hành chính áp dụng từ ngày 10/9/2026

Bên cạnh hình phạt tiền, doanh nghiệp vi phạm còn gánh chịu biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc: Buộc phải hoàn tất thủ tục đăng ký hoặc điều chỉnh bổ sung đầy đủ thông tin lao động cho toàn bộ người lao động theo đúng pháp luật.

Khuyên dùng cho Bộ phận Nhân sự và Doanh nghiệp

Để tránh nguy cơ bị xử phạt hành chính lên tới 40 triệu đồng cũng như rủi ro phát sinh tranh chấp lao động, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ hồ sơ nhân sự, chuẩn hóa quy trình thu thập thông tin lao động ngay khi giao kết hợp đồng lao động mới hoặc khi báo tăng, điều chỉnh BHXH hàng tháng.