Tờ khai hải quan là gì và tại sao doanh nghiệp không được lơ là việc tra cứu?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan được xem là "giấy thông hành" quan trọng nhất. Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng hóa sử dụng để kê khai chi tiết về hàng hóa hoặc phương tiện vận tải khi thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Việc kê khai này bao gồm các thông tin cốt lõi như mã số hàng hóa, xuất xứ, số lượng, đơn giá và trị giá hải quan. Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ đầu năm 2023, việc chỉ nộp tờ khai là chưa đủ. Doanh nghiệp cần chủ động tra cứu để:

• Kiểm soát tình trạng thông quan: Biết chính xác lô hàng đang ở bước nào trong quy trình nghiệp vụ.
• Phát hiện sai sót kịp thời: Các lỗi về mã loại hình, thuế suất hoặc thông tin định danh cần được điều chỉnh ngay trước khi phát sinh các chế tài xử phạt hành chính.
• Quản lý nghĩa vụ thuế: Tránh tình trạng nợ thuế quá hạn dẫn đến việc bị hệ thống tự động dừng tiếp nhận tờ khai mới.

Hướng dẫn chi tiết các bước tra cứu tờ khai hải quan online năm 2023

Hiện nay, Tổng cục Hải quan đã cung cấp công cụ tra cứu trực tuyến rất thuận tiện. Để thực hiện, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống
Người dùng truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan tại địa chỉ chuyên trang tra cứu tờ khai.

Bước 2: Nhập thông tin định danh
Tại giao diện tra cứu, bạn cần điền chính xác các trường thông tin bắt buộc:

• Số tờ khai: Dãy số gồm 12 chữ số được cấp khi bạn truyền tờ khai thành công.
• Mã doanh nghiệp: Chính là mã số thuế của công ty.
• Số chứng minh thư: Lưu ý đây phải là số CMND/CCCD của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Xác thực và lấy dữ liệu
Nhập mã Captcha hiển thị trên màn hình và nhấn nút "Lấy thông tin". Hệ thống sẽ trả về kết quả bao gồm trạng thái tờ khai (đã thông quan, chờ kiểm tra, hoặc bị bác bỏ).

Kiểm tra tình trạng nợ thuế: "Lá chắn" an toàn cho hoạt động kinh doanh

Một trong những rủi ro lớn nhất mà doanh nghiệp thường gặp phải là bị cưỡng chế thủ tục hải quan do nợ thuế quá hạn. Theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), nếu doanh nghiệp có nợ thuế quá hạn 90 ngày, hệ thống sẽ tự động khóa mã số thuế trên cổng hải quan.

Để tra cứu nợ thuế, doanh nghiệp thực hiện các bước:

1. Truy cập mục "Tra cứu nợ thuế" trên website Tổng cục Hải quan.
2. Nhập Mã số thuế và Số chứng minh thư của người đại diện.
3. Kiểm tra danh sách các tờ khai còn nợ đọng tiền thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt.

Trích dẫn Điều 32 Nghị định 08/2015/NĐ-CP: "Hàng hóa được thông quan sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan và nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật."

Những lưu ý "vàng" để tra cứu tờ khai hải quan thành công

Để quá trình tra cứu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Tính chính xác của số CMND: Nhiều trường hợp không tra cứu được do nhập số CCCD mới trong khi dữ liệu trên hệ thống hải quan vẫn lưu số CMND cũ. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin với cơ quan thuế nếu có thay đổi.
• Tra cứu qua hãng vận chuyển: Đối với hàng chuyển phát nhanh (đường hàng không), bạn có thể tra cứu nhanh qua mã vận đơn (AWB) trên trang chủ của DHL, Fedex hoặc UPS để biết tình trạng thông quan sơ bộ.
• Báo cáo sai sót: Nếu phát hiện thông tin trên hệ thống khác biệt với hồ sơ gốc, cần liên hệ ngay với Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai để thực hiện thủ tục khai bổ sung theo quy định.

Việc nắm vững cách tra cứu tờ khai hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch sản xuất kinh doanh mà còn là cách tự bảo vệ mình trước các rủi ro pháp lý không đáng có trong năm 2023.