Trong công tác quản lý tài chính công và triển khai các dự án quy hoạch tổng thể, việc kiểm soát chặt chẽ ngân sách nhằm bảo đảm tính khả thi, chống lãng phí luôn là ưu tiên hàng đầu. Theo quy định mới nhất tại Thông tư 36/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc quản lý, sử dụng chi phí và định mức cho hoạt động quy hoạch, khoản chi phí dự phòng cho các hoạt động quy hoạch đã được siết chặt với mức trần tối đa không được vượt quá 10% tổng chi phí cho các hoạt động trực tiếp và gián tiếp.

Mức trần 10% chi phí dự phòng trong hoạt động quy hoạch được áp dụng ra sao?

Căn cứ quy định tại điểm d khoản 1 Điều 5 Thông tư 36/2026/TT-BTC, chi phí dự phòng (nếu có) được thiết kế nhằm phục vụ cho các khối lượng công việc phát sinh chưa thể lường trước được ngay tại thời điểm lập dự toán ban đầu. Mức chi phí này được giới hạn không vượt quá 10% tổng chi phí cho hoạt động trực tiếp và hoạt động gián tiếp của toàn bộ hoạt động quy hoạch.

Đáng chú ý, cơ cấu quy định này áp dụng bắt buộc đối với việc xác định nội dung chi, mức chi và định mức kinh phí của quy hoạch cấp quốc gia, quy hoạch vùng cũng như quy hoạch tỉnh theo hệ thống phân cấp của Luật Quy hoạch 2017. Cụm từ "nếu có" thể hiện rõ ràng rằng khoản chi phí dự phòng không phải là một khoản chi mặc nhiên được ấn định trong mọi đồ án hay đề án, mà phụ thuộc vào tính chất phức tạp, quy mô và mức độ dự báo rủi ro thực tế của từng hồ sơ quy hoạch cụ thể.

Cơ cấu các khoản chi phí trực tiếp và gián tiếp làm căn cứ tính mức trần dự phòng

Để xác định chuẩn xác hạn mức 10% chi phí dự phòng, cơ quan lập dự toán và cấp có thẩm quyền phê duyệt phải bóc tách đầy đủ hai nhóm cấu phần chi phí nền tảng:

1. Nội dung chi cho hoạt động trực tiếp

Theo Điều 6 Thông tư 36/2026/TT-BTC, hoạt động trực tiếp bao gồm các công việc chuyên môn kỹ thuật gắn liền với sản phẩm quy hoạch:

• Hoạt động trực tiếp lập quy hoạch: Chi phí cho các chuyên gia, chuyên môn trực tiếp xây dựng phương án quy hoạch và xây dựng nội dung đề xuất tích hợp đưa vào quy hoạch tỉnh;
• Hoạt động trực tiếp thẩm định quy hoạch: Chi phí thù lao cho chuyên gia là ủy viên phản biện quy hoạch của Hội đồng thẩm định, chuyên gia phản biện kết quả đánh giá môi trường chiến lược (ĐMC) và chuyên gia phản biện sơ đồ, hệ thống cơ sở dữ liệu quy hoạch;
• Hoạt động trực tiếp điều chỉnh quy hoạch: Chi phí thực hiện điều chỉnh theo quy trình thông thường hoặc theo trình tự, thủ tục rút gọn.

2. Nội dung chi cho hoạt động gián tiếp

Theo Điều 7 Thông tư 36/2026/TT-BTC, các hoạt động phục vụ công tác tổ chức, hỗ trợ quản lý quy hoạch gồm có:

• Chi quản lý chung: Tiền lương cán bộ quản lý, tiền công hợp đồng, các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, văn phòng phẩm, phương tiện liên lạc, công tác phí phục vụ quản lý đồ án;
• Chi thuê tư vấn chuyên môn phụ trợ: Thuê tư vấn lập và thẩm tra dự toán, chi phí tổ chức lựa chọn nhà thầu, thẩm định giá;
• Chi khảo sát, điều tra cơ bản: Mua bán số liệu, tài liệu đo đạc bản đồ, xây dựng mô hình toán chuyên ngành và đánh giá môi trường chiến lược;
• Chi tổ chức hội nghị, hội thảo: Xin ý kiến các cơ quan, tổ chức, cộng đồng dân cư và các chuyên gia về đề cương cũng như dự thảo nội dung quy hoạch;
• Chi công bố và đánh giá quy hoạch: Tổ chức công bố quy hoạch công khai và các chi phí phục vụ hoạt động giám sát, đánh giá định kỳ việc triển khai thực hiện quy hoạch.

Quy định áp dụng đối với quy hoạch chi tiết ngành

Đối với các loại quy hoạch chi tiết ngành, căn cứ khoản 2 Điều 5 Thông tư 36/2026/TT-BTC, nội dung chi, mức chi và định mức cho hoạt động quy hoạch được ưu tiên thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành có liên quan.

Trong trường hợp hệ thống pháp luật chuyên ngành chưa có quy định cụ thể về định mức và nội dung chi, cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán kinh phí thực hiện hoạt động quy hoạch sẽ quyết định việc lựa chọn áp dụng các quy định về nội dung chi, mức chi cho hoạt động trực tiếp và gián tiếp theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 36/2026/TT-BTC nhằm bảo đảm tính đồng bộ, minh bạch và thống nhất trong quản lý tài chính.

Lời khuyên dành cho các chủ đầu tư và cơ quan lập quy hoạch

Để bảo đảm hồ sơ dự toán kinh phí hoạt động quy hoạch được phê duyệt thuận lợi và quyết toán đúng quy định, các cơ quan, đơn vị cần chú trọng các điểm sau:

• Tính toán chính xác khối lượng công việc: Rà soát kỹ đề cương nhiệm vụ quy hoạch để hạn chế tối đa việc phát sinh vượt định mức;
• Kiểm soát chặt tỷ lệ dự phòng: Khoản chi phí dự phòng tuyệt đối không được vượt quá tỷ lệ trần 10% tính trên tổng chi phí trực tiếp và gián tiếp hợp lệ;
• Lập hồ sơ thanh quyết toán minh bạch: Lưu trữ đầy đủ chứng từ, biên bản nghiệm thu sản phẩm của các chuyên gia phản biện, ủy viên hội đồng thẩm định và các đơn vị tư vấn theo đúng Điều 8 Thông tư 36/2026/TT-BTC.