Trong hoạt động vận hành doanh nghiệp, việc thuê xe từ các hộ kinh doanh hoặc cá nhân là nhu cầu phổ biến. Tuy nhiên, để các khoản chi phí này được cơ quan Thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), kế toán cần nắm vững các quy định khắt khe về hồ sơ và chứng từ.

Điều kiện tiên quyết để chi phí thuê xe được trừ

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), một khoản chi được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đồng thời 03 điều kiện:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

"Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản." - Trích điểm 2.5 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Phân biệt chứng từ theo từng đối tượng cho thuê

Tùy vào việc đối tượng cho thuê là hộ kinh doanh hay cá nhân không kinh doanh mà yêu cầu về hóa đơn sẽ khác nhau:

1. Thuê xe của Hộ kinh doanh

Nếu doanh nghiệp thuê xe của hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, hộ kinh doanh này bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để doanh nghiệp hạch toán chi phí.

2. Thuê xe của cá nhân không kinh doanh

Đối với trường hợp này, cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ. Hồ sơ để xác định chi phí được trừ bao gồm:

• Hợp đồng thuê xe (ghi rõ các điều khoản về giá, thời gian, trách nhiệm nộp thuế).
• Chứng từ thanh toán tiền thuê xe.
• Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay).

Lưu ý về thỏa thuận nộp thuế thay

Một điểm quan trọng kế toán cần lưu ý là nếu hợp đồng thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, thì tổng số tiền thuê (bao gồm cả phần thuế nộp thay) sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dòng tiền và tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn như Công văn 419/CTCTH-TTHT sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.