Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, việc quản lý và khai thác dữ liệu hộ tịch đã có những bước tiến quan trọng. Ngày 14/11/2022, Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định 2228/QĐ-BTP, chính thức công bố thủ tục hành chính mới về việc xác nhận thông tin hộ tịch. Đây là một thủ tục thiết yếu giúp người dân chứng minh các thông tin cá nhân đã được đăng ký trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

1. Xác nhận thông tin hộ tịch là gì?

Xác nhận thông tin hộ tịch là việc cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử căn cứ vào thông tin hiện có trong hệ thống để cấp văn bản xác nhận cho cá nhân về các sự kiện hộ tịch đã đăng ký (như khai sinh, kết hôn, khai tử...). Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền thực hiện bao gồm: Cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, và Phòng Tư pháp cấp huyện.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để xác nhận thông tin hộ tịch

Để quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau theo hướng dẫn của Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn:

2.1. Giấy tờ phải nộp

• Tờ khai/Văn bản đề nghị: Cung cấp đầy đủ thông tin về nội dung cần xác nhận.
• Giấy tờ chứng minh: Các tài liệu liên quan trực tiếp đến nội dung đề nghị xác nhận (ví dụ: bản sao giấy tờ hộ tịch cũ, giấy tờ chứng minh sự thay đổi thông tin...).
• Giấy ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện. Lưu ý: Nếu người được ủy quyền là người thân thích (ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột) thì không cần chứng thực giấy ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ.

2.2. Giấy tờ phải xuất trình

• Giấy tờ tùy thân: Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, Thẻ Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Để xác định thẩm quyền giải quyết (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa hoàn thiện kết nối hoàn toàn).

"Trường hợp các thông tin cá nhân đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và được hệ thống điền tự động thì người dân không phải xuất trình hoặc tải lên các giấy tờ này."

3. Trình tự thực hiện thủ tục chi tiết

Người dân có thể lựa chọn một trong hai hình thức thực hiện: trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Cách 1: Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa hoặc Trung tâm hành chính công của cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.

Cách 2: Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Người dùng đăng nhập, chọn đúng cơ quan thẩm quyền, điền biểu mẫu điện tử và đính kèm bản quét (scan) các giấy tờ cần thiết.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

• Nếu hồ sơ đầy đủ: Cấp phiếu hẹn trả kết quả (đối với hồ sơ trực tiếp) hoặc thông báo tiếp nhận (đối với hồ sơ trực tuyến).
• Nếu hồ sơ thiếu sót: Hướng dẫn người dân bổ sung, hoàn thiện ngay hoặc gửi thông báo yêu cầu bổ sung qua hệ thống.
• Nếu không thuộc thẩm quyền hoặc không đủ điều kiện: Từ chối và nêu rõ lý do bằng văn bản.

Bước 3: Giải quyết và trả kết quả

Cơ quan quản lý thực hiện tra cứu, đối soát thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Sau khi xác minh chính xác, người có thẩm quyền ký Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

Kết quả có thể nhận dưới dạng:

• Bản điện tử gửi qua email hoặc kho dữ liệu cá nhân.
• Bản giấy nhận trực tiếp tại cơ quan hoặc qua bưu chính công ích.

4. Thời hạn giải quyết và Lệ phí

Theo quy định tại Quyết định 2228/QĐ-BTP:

• Thời hạn thông thường: 03 ngày làm việc.
• Trường hợp cần xác minh: Không quá 10 ngày làm việc.
• Lệ phí: 8.000 đồng/văn bản xác nhận.

Các đối tượng được miễn lệ phí: Người có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật theo quy định của pháp luật.

5. Lời khuyên pháp lý

Việc xác nhận thông tin hộ tịch là quyền lợi chính đáng của mỗi công dân. Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi khuyến khích người dân thực hiện qua hình thức trực tuyến và sử dụng Căn cước công dân gắn chíp để việc đối soát dữ liệu diễn ra nhanh chóng nhất. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan tư pháp địa phương để được hỗ trợ kịp thời.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch theo quy định mới nhất năm 2022. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật những chính sách pháp luật mới nhất!