Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi các thông tin như địa chỉ, vốn điều lệ hay thông tin người đại diện là điều khó tránh khỏi đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy trình phối hợp giữa cơ quan Đăng ký kinh doanh và cơ quan Thuế để tránh các rủi ro pháp lý về sau. Đặc biệt, với bối cảnh pháp luật năm 2019, các quy định về liên thông dữ liệu đã có nhiều điểm mới đáng chú ý.

1. Trường hợp thông báo thay đổi qua Phòng Đăng ký kinh doanh

Theo quy định tại Điều 53 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được giữ nguyên tinh thần tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP), khi doanh nghiệp thay đổi các nội dung đăng ký thuế mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thủ tục sẽ được thực hiện liên thông.

Cụ thể, các thông tin này bao gồm: thay đổi thông tin về kế toán trưởng, địa chỉ nhận thông báo thuế, hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở chính nhưng vẫn thuộc sự quản lý của cơ quan thuế cũ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

"Trường hợp doanh nghiệp thay đổi nội dung đăng ký thuế mà không thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, trừ trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính."

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Dữ liệu này sẽ tự động được chuyển sang cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế để cập nhật mã số thuế của doanh nghiệp.

2. Thủ tục khi thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý

Đây là trường hợp phức tạp hơn, thường xảy ra khi Công ty TNHH hai thành viên trở lên chuyển trụ sở sang tỉnh khác hoặc sang quận/huyện khác (đối với các địa phương phân cấp quản lý thuế theo quận/huyện). Quy trình này được hướng dẫn chi tiết tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 95/2016/TT-BTC.

Bước 1: Thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế nơi chuyển đi

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế đến cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (mẫu số 08-MST);
• Các giấy tờ liên quan đến việc thay đổi địa chỉ.

Cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra tình hình nộp thuế, quyết toán thuế và ban hành Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST) trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 2: Thực hiện thủ tục tại cơ quan Đăng ký kinh doanh

Sau khi có kết quả từ cơ quan thuế, doanh nghiệp tiến hành đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trụ sở mới chuyển đến theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.

3. Thành phần hồ sơ chi tiết cho Công ty TNHH hai thành viên

Để đảm bảo hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các đầu mục sau:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Do người đại diện theo pháp luật ký.
2. Nghị quyết/Quyết định của Hội đồng thành viên: Về việc thay đổi nội dung đăng ký thuế/địa chỉ trụ sở.
3. Biên bản họp của Hội đồng thành viên: Ghi nhận ý kiến và sự đồng thuận của các thành viên góp vốn.
4. Văn bản ủy quyền: Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật.

Việc chậm trễ trong việc thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về quản lý thuế. Do đó, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi thông tin.

Hy vọng những thông tin chuyên sâu trên sẽ giúp các doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên thực hiện thủ tục thay đổi thông tin thuế một cách nhanh chóng và đúng pháp luật trong năm 2019.