Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ năm 2018, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp đã có những bước tiến đột phá, trao quyền tự quyết lớn hơn cho các tổ chức kinh tế. Đặc biệt, đối với loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc thay đổi mẫu con dấu cho chi nhánh cần được thực hiện đúng trình tự để đảm bảo giá trị pháp lý trong các hoạt động giao dịch dân sự và thương mại.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc thay đổi con dấu năm 2018

Tại thời điểm tháng 11 năm 2018, các hoạt động liên quan đến con dấu doanh nghiệp và chi nhánh được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.

Quyền quyết định về con dấu của chi nhánh

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình cũng như của các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện.

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.

Như vậy, khi chi nhánh công ty TNHH hai thành viên trở lên muốn thay đổi mẫu con dấu, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo các thông tin bắt buộc và thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan chức năng.

Thủ tục thông báo thay đổi mẫu con dấu chi nhánh

Căn cứ Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, quy trình thực hiện bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần soạn thảo Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của chi nhánh. Mẫu thông báo này phải bao gồm đầy đủ các thông tin về tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, thông tin chi nhánh và đặc biệt là mẫu con dấu cũ (nếu có) cùng mẫu con dấu mới dự kiến sử dụng.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.

Bước 3: Công bố mẫu con dấu

Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Kể từ thời điểm được đăng tải, mẫu con dấu mới chính thức có hiệu lực sử dụng trong các giao dịch.

Mẫu thông báo thay đổi con dấu chi nhánh chuẩn năm 2018

Dưới đây là mẫu văn bản mà doanh nghiệp cần sử dụng để thực hiện thủ tục này:

Những lưu ý quan trọng về trách nhiệm của doanh nghiệp

Cần lưu ý rằng, theo khoản 4 Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác hay các tranh chấp phát sinh liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu.

Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về:

• Tính hợp pháp của mẫu con dấu;
• Sự phù hợp với thuần phong mỹ tục và văn hóa dân tộc;
• Khả năng gây nhầm lẫn với các tổ chức khác;
• Mọi tranh chấp phát sinh từ việc sử dụng con dấu của chi nhánh.

Việc nắm vững các quy định này trong năm 2018 sẽ giúp các công ty TNHH hai thành viên trở lên vận hành chi nhánh một cách trơn tru, tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có khi thực hiện các thủ tục hành chính về con dấu.