Trong quá trình vận hành, việc biến động nhân sự hay thay đổi mức lương là điều khó tránh khỏi đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ đúng quy định pháp luật, các công ty cổ phần cần nắm vững quy trình điều chỉnh đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

1. Các trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh thông tin bảo hiểm

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh đóng bảo hiểm trong các trường hợp sau:

Biến động về số lượng lao động (Tăng/Giảm)

• Báo tăng lao động: Áp dụng khi công ty ký kết hợp đồng lao động mới, người lao động quay lại làm việc sau kỳ nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau dài ngày.
• Báo giảm lao động: Thực hiện khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động nghỉ thai sản, hoặc nghỉ việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

Đặc biệt, đối với trường hợp nghỉ thai sản, Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ:

Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng bảo hiểm xã hội, thời gian này được tính là thời gian đóng bảo hiểm xã hội.

Thay đổi mức lương và thông tin đơn vị

Khi có sự điều chỉnh về mức lương đóng bảo hiểm (tăng hoặc giảm) ghi trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải kịp thời báo cáo với cơ quan BHXH. Ngoài ra, các thay đổi về tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc mã số doanh nghiệp cũng cần được cập nhật đồng bộ trên hệ thống quản lý bảo hiểm.

2. Hồ sơ và quy trình thực hiện chuẩn pháp lý

Căn cứ theo Quyết định 505/QĐ-BHXH sửa đổi Quyết định 595/QĐ-BHXH, quy trình thực hiện bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các mẫu tờ khai sau:

• Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (dành cho người lao động).
• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (dành cho doanh nghiệp).
• Mẫu D02-LT: Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH).
• Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin minh chứng (nếu có thay đổi về mức lương hoặc quyền lợi BHYT cao hơn).

Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ giải quyết

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến qua phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử. Thời hạn giải quyết thông thường như sau:

• Điều chỉnh tăng tiền lương: Không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
• Truy thu bảo hiểm: Trong vòng 10 ngày làm việc để cơ quan bảo hiểm kiểm tra và xác nhận.

3. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc chậm trễ trong thủ tục điều chỉnh đóng bảo hiểm không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi khám chữa bệnh, hưởng chế độ của nhân viên mà còn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các khoản phạt chậm nộp. Do đó, bộ phận nhân sự cần chủ động rà soát danh sách lao động hàng tháng và thực hiện báo tăng, giảm ngay khi có phát sinh để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.