Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc hiểu rõ quy định về đặt in hóa đơn vẫn đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc trong các tình huống dự phòng theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

1. Đối tượng được phép đặt in hóa đơn theo quy định mới

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn đặt in hiện nay được giới hạn trong một số trường hợp cụ thể nhằm đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong quản lý thuế. Cụ thể:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Các đối tượng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh trong một số trường hợp đặc thù.

Cần lưu ý rằng, từ ngày 01/07/2022, hầu hết các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2019. Việc đặt in hóa đơn giấy chỉ còn là phương án dự phòng hoặc áp dụng cho các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.

2. Quy trình và thủ tục đặt in hóa đơn cho Công ty cổ phần

Để thực hiện việc đặt in hóa đơn, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước nghiêm ngặt sau đây:

Bước 1: Gửi văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp phải gửi văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp để xác nhận các điều kiện về địa điểm kinh doanh, vốn điều lệ và các yếu tố liên quan khác.

Bước 2: Lựa chọn tổ chức nhận in hóa đơn

Doanh nghiệp phải lựa chọn các tổ chức có đủ điều kiện in hóa đơn theo quy định của pháp luật về xuất bản. Hợp đồng in hóa đơn phải được lập thành văn bản, ghi rõ các thông tin về loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng và số thứ tự.

Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn

Sau khi nhận hóa đơn từ cơ sở in, trước khi đưa vào sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn. Thông báo này phải được gửi đến cơ quan thuế và niêm yết công khai tại trụ sở doanh nghiệp.

"Hóa đơn đặt in phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc như: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)..."

3. Các yêu cầu kỹ thuật đối với mẫu hóa đơn đặt in

Theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, mẫu hóa đơn đặt in phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

• Nội dung bắt buộc: Phải hiển thị rõ ràng các tiêu thức về hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thành tiền và thuế suất thuế GTGT.
• Thông tin người bán: Tên doanh nghiệp và mã số thuế phải được in sẵn, không được tẩy xóa hoặc viết tay tại các tiêu thức này.
• Đơn vị trực thuộc: Nếu đặt in cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, cần ghi rõ thông tin của đơn vị trực thuộc trên tờ hóa đơn.

4. Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý

Việc quản lý hóa đơn đặt in đòi hỏi sự cẩn trọng tuyệt đối từ bộ phận kế toán và người đại diện pháp luật của công ty cổ phần:

• Báo cáo tình hình sử dụng: Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ theo quý hoặc tháng tùy theo quy định của cơ quan thuế quản lý.
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn đã lập và chưa lập phải được lưu trữ an toàn, tránh thất thoát, hư hỏng. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn phải báo cáo ngay với cơ quan thuế trong vòng 05 ngày kể từ khi xảy ra sự việc.
• Hủy hóa đơn: Khi không còn nhu cầu sử dụng hoặc chuyển sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn theo đúng trình tự pháp luật.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần, nắm vững quy trình đặt in hóa đơn để vận hành hoạt động kinh doanh một cách thuận lợi và đúng luật.