Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ thu hộ, chi hộ diễn ra khá phổ biến. Tuy nhiên, việc xác định thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn không vẫn là nỗi băn khoăn của nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các căn cứ pháp lý hiện hành tính đến năm 2023.

Kế toán cần nắm vững quy định về hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ (ảnh minh họa)

1. Bản chất của hoạt động thu hộ, chi hộ là gì?

Thu hộ, chi hộ thực chất là việc một tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền bằng văn bản để thực hiện thu hoặc chi các khoản tiền nhất định cho bên thứ ba theo thỏa thuận trong hợp đồng. Đây không phải là hoạt động mua bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ trực tiếp của đơn vị thực hiện thu/chi hộ.

Các tình huống thực tế thường gặp bao gồm: thanh toán hộ phí bảo hiểm, tiền điện, nước, cước viễn thông, hoặc thu hộ tiền bán hàng cho đối tác. Điểm mấu chốt để xác định tính chất pháp lý là văn bản ủy quyền hoặc điều khoản ủy quyền rõ ràng trong hợp đồng kinh tế.

2. Quy định về việc xuất hóa đơn khi thu hộ, chi hộ năm 2023

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, về nguyên tắc chung, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Tuy nhiên, đối với nghiệp vụ thu hộ, chi hộ, việc xử lý hóa đơn sẽ phụ thuộc vào đối tượng đứng tên trên hóa đơn đầu vào.

2.1. Trường hợp chi hộ khách hàng

Dựa trên hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC và các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế, chúng ta chia làm hai kịch bản:

• Hóa đơn mang tên khách hàng: Khi doanh nghiệp chi hộ mà hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ xuất thẳng cho khách hàng (đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng), thì khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn. Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) theo quy định kế toán.
• Hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu vì lý do nào đó mà hóa đơn đầu vào mang tên doanh nghiệp thực hiện chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT với thuế suất tương ứng. Trường hợp này về mặt pháp lý được xem như doanh nghiệp mua vào rồi bán lại dịch vụ đó.

Việc ký kết hợp đồng ủy quyền là căn cứ quan trọng để xử lý chứng từ thu chi hộ (ảnh minh họa)

2.2. Trường hợp thu hộ đối tác

Đối với khoản thu hộ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp (ví dụ thu hộ tiền hàng cho công ty mẹ hoặc đối tác liên kết), doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, do đây là khoản thu hộ, không phải doanh thu của đơn vị nên doanh nghiệp không phải kê khai, tính nộp thuế đối với hóa đơn này. Khi trả lại tiền cho đối tác, doanh nghiệp lập phiếu chi dựa trên chứng từ liên quan.

3. Hướng dẫn hạch toán kế toán khoản thu hộ, chi hộ

Để đảm bảo tính minh bạch và đúng chuẩn mực kế toán, các khoản này không được ghi nhận vào doanh thu hay chi phí của doanh nghiệp mà phải hạch toán qua các tài khoản phải thu, phải trả khác.

Cách hạch toán khoản thu hộ:
- Khi thu tiền hộ khách hàng: Nợ TK 111, 112 / Có TK 3388 (Phải trả khác).
- Khi trả lại tiền đã thu hộ: Nợ TK 3388 / Có TK 111, 112.

Cách hạch toán khoản chi hộ:
- Khi chi tiền hộ khách hàng: Nợ TK 1388 (Phải thu khác) / Có TK 111, 112.
- Khi nhận lại tiền chi hộ từ khách hàng: Nợ TK 111, 112 / Có TK 1388.

Lưu ý đặc biệt: Nếu hóa đơn chi hộ mang tên công ty thì bản chất nghiệp vụ đã thay đổi. Lúc này, kế toán phải hạch toán vào chi phí hoặc giá vốn hàng hóa, dịch vụ của chính doanh nghiệp và thực hiện xuất hóa đơn đầu ra tương ứng khi thu tiền.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tránh rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Luôn có hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền thu hộ, chi hộ rõ ràng.
• Yêu cầu bên cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn trực tiếp cho khách hàng (người thụ hưởng thực tế) để đơn giản hóa thủ tục thuế.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo tính hợp lệ cho khách hàng.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp quý độc giả giải đáp được thắc mắc về việc thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn không. Nếu còn bất kỳ vướng mắc nào về pháp luật thuế và kế toán, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu.