Trong kỷ nguyên số, website thương mại điện tử không chỉ là bộ mặt mà còn là công cụ kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị sau khi đã thực hiện thông báo website với Bộ Công Thương thường lơ là việc cập nhật thông tin khi có sự thay đổi. Việc chậm trễ hoặc không thông báo thay đổi có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có, thậm chí là bị gỡ bỏ xác nhận trên cổng thông tin quản lý.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo thay đổi?

Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung thông tin website thương mại điện tử bán hàng khi có sự biến động ở các hạng mục sau:

• Tên miền website: Thay đổi địa chỉ truy cập chính thức.
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ: Bổ sung hoặc loại bỏ các loại hình kinh doanh, giới thiệu trên trang web.
• Thông tin pháp nhân: Thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính hoặc các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Người đại diện pháp luật: Thay đổi họ tên, chức danh, số định danh cá nhân hoặc thông tin liên lạc của người chịu trách nhiệm chính.

Quy trình thực hiện thủ tục trực tuyến nhanh chóng

Việc thực hiện thông báo thay đổi hiện nay đã được đơn giản hóa thông qua môi trường điện tử. Cụ thể, quy trình được thực hiện theo các bước quy định tại Thông tư 47/2014/TT-BCT:

Bước 1: Đăng nhập và cập nhật thông tin

Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương. Sử dụng tài khoản đã được cấp trước đó để đăng nhập và tiến hành sửa đổi các trường thông tin tương ứng với thực tế thay đổi.

Bước 2: Gửi hồ sơ thông báo

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi thông tin, doanh nghiệp phải hoàn tất việc gửi thông báo trực tuyến về Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số. Đây là thời hạn "vàng" mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh bị coi là vi phạm hành chính.

Bước 3: Chờ xác nhận từ cơ quan quản lý

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo đầy đủ và chính xác, Bộ Công Thương sẽ xem xét và gửi xác nhận thay đổi nội dung thông báo qua email hoặc tài khoản của doanh nghiệp trên hệ thống.

"Thương nhân, tổ chức, cá nhân sở hữu website thương mại điện tử bán hàng có trách nhiệm thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin khi có sự thay đổi về các nội dung liên quan đến website đã thông báo."

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Dù thực hiện trực tuyến, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị các tài liệu số hóa để đính kèm bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung website thương mại điện tử bán hàng (theo mẫu trên hệ thống).
2. Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là đại diện theo pháp luật của công ty.
3. Các tài liệu chứng minh sự thay đổi (như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở).

Việc chủ động cập nhật thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn duy trì được niềm tin đối với khách hàng khi truy cập vào một website có thông tin minh bạch, rõ ràng và đã được cơ quan nhà nước kiểm chứng.