Tại sao doanh nghiệp cần thay đổi tên và bối cảnh pháp lý năm 2018?

Trong quá trình hoạt động, vì lý do thay đổi chiến lược kinh doanh, tái định vị thương hiệu hoặc chuyển đổi chủ sở hữu, nhiều doanh nghiệp quyết định thay đổi tên gọi của mình. Tuy nhiên, đây không chỉ là việc thay đổi một danh xưng trên giấy tờ mà là một thủ tục pháp lý quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống nhận diện, con dấu, hóa đơn và các giao dịch kinh tế của đơn vị.

Tại thời điểm năm 2018, mọi hoạt động đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Quy định về đặt tên doanh nghiệp để tránh bị từ chối hồ sơ

Trước khi ban hành quyết định thay đổi tên, chủ sở hữu doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về đặt tên tại Điều 38, Điều 39 và Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2014:

• Tên trùng và gây nhầm lẫn: Doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong phạm vi toàn quốc.
• Sử dụng từ ngữ cấm: Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên tổ chức chính trị - xã hội để làm tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận.
• Thuần phong mỹ tục: Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Mẫu Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi tên doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn pháp lý dành cho Công ty TNHH Một thành viên khi thực hiện thay đổi tên gọi:

(TÊN DOANH NGHIỆP CŨ) ---------- Số: ……/QĐ-…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------- ..., ngày ... tháng ... năm ...

QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ SỞ HỮU

(V/v: Thay đổi tên doanh nghiệp)

CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY: ............................................................

• Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Điều lệ Công ty ............................................................;
• Xét nhu cầu hoạt động kinh doanh của Công ty.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Thay đổi tên Công ty với các nội dung sau:

1. Tên Công ty đã đăng ký:

• Tên tiếng Việt: ........................................................................
• Tên tiếng nước ngoài: ............................................................
• Tên viết tắt: ............................................................................

2. Tên Công ty sau khi thay đổi:

• Tên tiếng Việt: ........................................................................
• Tên tiếng nước ngoài: ............................................................
• Tên viết tắt: ............................................................................

Điều 2: Sửa đổi Điều lệ Công ty

Thông qua việc sửa đổi nội dung về tên Công ty tại Điều ... của Điều lệ Công ty theo nội dung quy định tại Điều 1 Quyết định này.

Điều 3: Hiệu lực thi hành

Người đại diện theo pháp luật của Công ty có trách nhiệm thực hiện các thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu VP.

CHỦ SỞ HỮU (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Quy trình thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Theo quy định tại Điều 41 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, quy trình thực hiện bao gồm các bước:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Quyết định của chủ sở hữu (mẫu trên) và bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
3. Nhận kết quả: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Các lưu ý quan trọng sau khi thay đổi tên doanh nghiệp

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc sau để đảm bảo hoạt động liên tục:

• Khắc lại con dấu: Do tên doanh nghiệp thể hiện trên con dấu, nên doanh nghiệp phải thực hiện khắc dấu mới và thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Xử lý hóa đơn: Đối với hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng có in sẵn tên cũ, doanh nghiệp có thể đóng dấu tên mới lên bên cạnh tên cũ hoặc thông báo hủy hóa đơn cũ để phát hành hóa đơn mới.
• Thông báo cho đối tác: Gửi văn bản thông báo việc thay đổi tên cho ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và các đối tác, khách hàng đang có hợp đồng dở dang.

Việc tuân thủ đúng quy trình pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính mà còn khẳng định sự chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị trên thị trường.