Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ cuối năm 2018, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp đã có những bước chuyển mình đáng kể. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp nói chung và thay đổi con dấu nói riêng đã trở nên thông thoáng hơn bao giờ hết.

Quyền tự quyết về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2014

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình. Điều này áp dụng cho cả trụ sở chính và các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đối với công ty hợp danh, việc thay đổi con dấu chi nhánh thường phát sinh khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ hoặc đơn giản là nhu cầu làm mới hình ảnh nhận diện của đơn vị. Việc nắm vững quy trình này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình giao dịch.

Hồ sơ và trình tự thông báo thay đổi mẫu con dấu chi nhánh

Căn cứ vào Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi có thay đổi về mẫu con dấu, số lượng con dấu của chi nhánh, doanh nghiệp gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của chi nhánh (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi con dấu (đối với công ty hợp danh).
• Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi con dấu.
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật).

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Một trong những điểm mới quan trọng cần lưu ý là doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực, chính xác và hợp pháp của mẫu con dấu. Pháp luật không còn bắt buộc con dấu phải có hình tròn hay kích thước cố định, nhưng bắt buộc phải thể hiện được Tên chi nhánh và Mã số chi nhánh.

"Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp."

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn mà doanh nghiệp cần sử dụng:

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của chi nhánh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………….............................
Mã số doanh nghiệp: .......................................................................................................

Thông tin về chi nhánh:
- Tên chi nhánh: ..............................................................................................................
- Mã số chi nhánh: ...........................................................................................................
- Địa chỉ chi nhánh: .........................................................................................................

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu như sau:

1. Mẫu con dấu:

2. Số lượng con dấu sau khi thay đổi: ..............................................................................

3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới: từ ngày .... tháng ... năm ....................

Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của mẫu con dấu và các tranh chấp phát sinh liên quan.

Việc thực hiện đúng và đủ các bước trên không chỉ giúp chi nhánh công ty hợp danh chuẩn hóa hoạt động pháp lý mà còn tạo niềm tin với đối tác, khách hàng trong các giao dịch kinh tế tại thời điểm cuối năm 2018 này.