Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc quản lý và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò then chốt trong việc xác định chi phí hợp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc thay đổi thời gian hoặc phương pháp trích khấu hao cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 147/2016/TT-BTC và Thông tư 28/2017/TT-BTC).

1. Quy định về thay đổi thời gian trích khấu hao tài sản cố định

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có quyền chủ động xác định thời gian trích khấu hao nhưng phải nằm trong khung quy định. Tuy nhiên, khi muốn thay đổi thời gian này cho phù hợp với thực tế sử dụng, doanh nghiệp cần lưu ý:

Khoản 3 Điều 10 quy định: "Trường hợp doanh nghiệp muốn xác định thời gian trích khấu hao của tài sản cố định mới và đã qua sử dụng khác so với khung thời gian trích khấu hao quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư này, doanh nghiệp phải lập phương án thay đổi thời gian trích khấu hao tài sản cố định trên cơ sở giải trình rõ các nội dung..."

Các nội dung giải trình bắt buộc bao gồm:

• Tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế ban đầu của nhà sản xuất.
• Hiện trạng thực tế của tài sản (thời gian đã sử dụng, thế hệ công nghệ, tình trạng hao mòn vật lý).
• Đánh giá tác động của việc tăng hoặc giảm mức khấu hao đến kết quả kinh doanh (lãi/lỗ) và khả năng trả nợ các tổ chức tín dụng.

2. Điều kiện và thủ tục thay đổi phương pháp trích khấu hao

Việc lựa chọn phương pháp trích khấu hao (đường thẳng, số dư giảm dần có điều chỉnh hoặc theo số lượng sản phẩm) phải được thực hiện nhất quán. Điều 13 Thông tư 45/2013/TT-BTC nhấn mạnh:

Khoản 4 Điều 13 quy định: "Trường hợp đặc biệt cần thay đổi phương pháp trích khấu hao, doanh nghiệp phải giải trình rõ sự thay đổi về cách thức sử dụng TSCĐ để đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Mỗi tài sản cố định chỉ được phép thay đổi một lần phương pháp trích khấu hao trong quá trình sử dụng..."

Như vậy, doanh nghiệp không được tùy tiện thay đổi phương pháp khấu hao hàng năm để "điều tiết" lợi nhuận. Mọi sự thay đổi phải có lý do kinh tế xác đáng và chỉ được thực hiện duy nhất một lần cho mỗi tài sản.

3. Thành phần hồ sơ và thời hạn thông báo cho cơ quan Thuế

Để việc thay đổi có hiệu lực về mặt thuế, doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên phải gửi thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi: Nêu rõ tên tài sản, nguyên giá, phương pháp/thời gian cũ và mới.
• Phương án giải trình: Đã được cấp có thẩm quyền (Hội đồng thành viên) phê duyệt.
• Văn bản ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật.

Thời hạn quan trọng: Trong vòng 20 ngày kể từ ngày phương án thay đổi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, doanh nghiệp phải hoàn tất việc thông báo cho cơ quan thuế. Việc chậm trễ có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ chi phí khấu hao khi quyết toán thuế TNDN.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các doanh nghiệp TNHH nắm vững quy định pháp luật năm 2019 để thực hiện đúng các thủ tục về tài sản cố định, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của đơn vị.