Trong hoạt động quản trị nhân sự, việc thiết lập hệ thống hồ sơ pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là lá chắn bảo vệ trước các đợt thanh tra liên ngành. Một trong những tài liệu "sống còn" nhưng thường bị xem nhẹ chính là Sổ quản lý lao động. Vậy quy định mới nhất về loại sổ này như thế nào và doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ đúng pháp luật?

1. Sổ quản lý lao động là gì và tại sao doanh nghiệp phải có?

Theo quy định tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ lập, cập nhật, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động. Đây là tài liệu pháp lý ghi nhận toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên, từ khi bắt đầu thử việc cho đến khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Về bản chất, sổ quản lý lao động không chỉ đơn thuần là danh sách nhân viên. Nó là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ với cơ quan quản lý nhà nước (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội) và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp lao động hoặc thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động.

2. Quy định về lập và quản lý sổ lao động theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Hướng dẫn chi tiết thi hành luật, Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định rõ thời hạn và hình thức lập sổ như sau:

• Thời hạn lập sổ: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập sổ quản lý lao động tại trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Hình thức lưu trữ: Pháp luật hiện hành cho phép doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn giữa sổ giấy truyền thống hoặc sổ điện tử. Tuy nhiên, dù ở hình thức nào, sổ phải đảm bảo khả năng trích xuất thông tin chính xác khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
• Nội dung bắt buộc: Sổ phải chứa đựng các thông tin cốt lõi như: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số định danh cá nhân (hoặc CMND/CCCD/Hộ chiếu), trình độ chuyên môn, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc, tình trạng tham gia bảo hiểm...

3. Mẫu sổ quản lý lao động chuẩn pháp lý năm 2023

Dựa trên các tiêu chí tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tham khảo cấu trúc mẫu sổ quản lý lao động dưới đây để áp dụng cho đơn vị mình:

Lưu ý: Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin ngay khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc nội dung hợp đồng để đảm bảo tính thời sự của sổ.

4. Rủi ro pháp lý: Mức phạt khi không lập sổ quản lý lao động

Nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng việc không lập sổ chỉ bị nhắc nhở. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 7 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm về sổ quản lý lao động đã được quy định rất nghiêm khắc:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây: Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn, không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật; không cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động...

Cần đặc biệt lưu ý: Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt tiền sẽ gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Như vậy, doanh nghiệp có thể bị phạt lên đến 6.000.000 đồng nếu vi phạm các quy định về sổ quản lý lao động.

Việc duy trì một cuốn sổ quản lý lao động khoa học và đúng luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt không đáng có mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị. Nếu quý doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thiết lập hệ thống hồ sơ lao động, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.