Trong quá trình chuyển đổi công việc, không ít người lao động rơi vào tình huống dở khóc dở cười khi sở hữu trong tay hai, thậm chí là ba cuốn sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH). Nguyên nhân thường do thay đổi thông tin cá nhân (từ Chứng minh nhân dân sang Căn cước công dân) hoặc do đơn vị cũ chưa chốt sổ. Trước những rắc rối về thủ tục, nhiều người đặt câu hỏi: Liệu có thể hủy sổ Bảo hiểm xã hội cũ để "làm lại từ đầu" với sổ mới hay không?

Người lao động có quyền yêu cầu hủy sổ Bảo hiểm xã hội cũ không?

Theo nguyên tắc quản lý của cơ quan Bảo hiểm xã hội, mỗi cá nhân khi tham gia hệ thống an sinh xã hội chỉ được cấp một mã số duy nhất. Mã số này xuyên suốt quá trình đóng và hưởng các chế độ. Tuy nhiên, thực tế việc quản lý trước đây còn nhiều bất cập dẫn đến tình trạng một người có nhiều sổ.

Về vấn đề hủy sổ, tính đến thời điểm tháng 09/2021, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành đều không có quy định cho phép người lao động tùy ý hủy bỏ quá trình đóng BHXH đã được ghi nhận hợp pháp.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan BHXH có thể xem xét việc hủy sổ. Cụ thể, theo hướng dẫn nghiệp vụ tại một số địa phương (như Công văn 3663/BHXH-THU của BHXH TP. Hồ Chí Minh), việc hủy sổ chỉ được thực hiện khi:

"Trường hợp người lao động cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN... và lập biên bản hủy sổ tại mục 'Hủy có nhiều sổ'."

Lưu ý quan trọng: Việc hủy sổ này chỉ áp dụng nếu xác minh được người lao động thực sự không tham gia BHXH trong thời gian đó (ví dụ do doanh nghiệp khai khống). Nếu bạn thực sự có đi làm, có đóng tiền thì việc hủy sổ là gần như không thể vì nó ảnh hưởng đến tính chính xác của quỹ bảo hiểm và quyền lợi lâu dài của chính bạn.

Tại sao không nên (và không thể) hủy sổ BHXH một cách tùy tiện?

Nhiều người muốn hủy sổ cũ vì cho rằng thời gian đóng ngắn, số tiền không đáng bao nhiêu so với công sức đi làm thủ tục gộp sổ. Thế nhưng, đây là một quan niệm sai lầm bởi:

• Mất quyền lợi cộng dồn: Mọi thời gian đóng BHXH đều quý giá, đặc biệt là khi tính toán điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp thất nghiệp sau này.
• Vi phạm nguyên tắc quản lý: Hệ thống dữ liệu của cơ quan BHXH hiện nay đã liên thông. Việc cố tình bỏ sổ cũ để dùng sổ mới có thể dẫn đến xung đột dữ liệu khi bạn làm thủ tục hưởng chế độ thai sản, ốm đau hoặc BHXH một lần.
• Rủi ro pháp lý: Nếu cơ quan chức năng phát hiện bạn có nhiều quá trình đóng trùng hoặc cố tình gian lận thông tin để có nhiều sổ, bạn có thể bị yêu cầu truy thu hoặc xử phạt theo quy định.

Thủ tục gộp sổ Bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2021

Thay vì tìm cách hủy sổ, người lao động nên thực hiện thủ tục gộp sổ để thống nhất quá trình đóng. Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH, được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH và hướng dẫn về hồ sơ tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, quy trình thực hiện như sau:

1. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS): Ghi rõ yêu cầu gộp sổ và liệt kê các số sổ đang sở hữu.
• Các sổ Bảo hiểm xã hội: Bản gốc của tất cả các sổ muốn gộp.
• Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (để đối chiếu).

2. Nơi nộp hồ sơ và thời gian giải quyết

Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi đang tham gia đóng bảo hiểm hoặc nộp thông qua đơn vị sử dụng lao động hiện tại.

Thời gian giải quyết thông thường là không quá 10 ngày làm việc. Trong trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH ở nhiều tỉnh thành khác nhau, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày.

3. Kết quả nhận được

Sau khi hoàn tất, cơ quan BHXH sẽ thu hồi các sổ cũ và cấp lại cho người lao động một cuốn sổ BHXH duy nhất (hoặc tờ bìa sổ mới) đã tích hợp toàn bộ quá trình đóng từ trước đến nay.

Lời khuyên cho người lao động

Việc sở hữu nhiều sổ BHXH không phải là lỗi của người lao động, nhưng việc chủ động xử lý là trách nhiệm để bảo vệ quyền lợi của chính mình. Đừng vì ngại thủ tục mà chọn cách hủy sổ, bởi mỗi tháng đóng bảo hiểm đều là thành quả lao động của bạn. Hãy thực hiện gộp sổ sớm nhất có thể để mọi chế độ về sau được giải quyết nhanh chóng và chính xác.